Přejít na obsah stránky

Přejít na obsah stránky

Přejít na navigaci stránky

Kmymoney IX

Daňová evidence v KMyMoney

Už v prvním díle seriálu o KMyMoney jsem byl v diskuzi pod článkem upozorněn, že KMyMoney se nedá použít v podnikání, protože neodpovídá českým zákonům a účetním zvyklostem. Pro mnoho lidí je ale účetnictví KMyMoney použitelné i pro podnikání - pro vedení daňové evidence je KMyMoney naprosto luxusní a vzhledem k orientaci na běžného domácího uživatele a díky českému návodu v podobě tohoto seriálu může být i pochopitelnější, než produkt určený pro mladého, dynamického účetního s titulem a s třicetiletou praxí.

Nestačím se divit, jakým způsobem někdy lidé, se kterými se dostávám do kontaktu, evidují své finance. Znám řidiče náklaďáku - majitele firmy se třemi vozidly - který si léta vedl účetnictví v linkovaném sešitě a počítač začal postupně využívat pro tisk faktur, evidenci DPH a nakonec i účetnictví - v tabulkovém kalkulátoru. Jednou za čtvrt roku donese doklady daňovému poradci a víc se o účetnictví nestará. Při kontrolách z finančního úřadu má více problémů uhájit své náklady (jak je možné, že jste dal za pneumatiky osmdesát tisíc, když moje zimní přezutí na Fabii stálo jen šest?!), než že by se někdo vyjadřoval k jeho linkovanému sešitu a tabulkovému kalkulátoru.

Po světě dnes běhá spousta nezávislých odborníků (freelancerů), kteří si kupodivu vedou účetnictví velmi podobně - při vedení účetnictví si vystačí se dvěma tabulkami v Excelu - v jedné mají šablonu pro vystavené faktury, v další pak evidenci příjmů.

Vygooglujte si termín "Jak vést daňovou evidenci". V praxi je to i finančnímu úřadu jedno, cituji hned první odkaz: "Na finančáku mi řekli, že si mám nalinkovat sešit podle sebe". No a může-li české legislativě odpovídat linkovaný sešit, pak ani KMyMoney nemůže mít se zákonem žádný problém.

Různý přístup k účtování

Mezi (podvojným) účetnictvím pro daňové účely a mezi daňovou evidencí je jeden zásadní rozdíl. V účetnictví se každá vydaná faktura okamžitě započítává do příjmů, i když peníze na účet dosud nedorazily a možná ani nedorazí, protože zákazník se na placení vykašlal. Protože tyto nepřijaté peníze jsou započítané v příjmech, platí se z nich pochopitelně i daně.

V daňové evidenci se do příjmů započítávají pouze peníze, které na účet skutečně dorazily. Finanční úřad sice vyžaduje i informaci o pohledávkách, ta má ale pouze evidenční charakter. Daně se z těchto peněz neplatí (takto se vyjádřila účetní, se kterou jsem tento článek konzultoval).

Jak vypadá jednoduchá daňová evidence?

Mnoho živnostníků, neplátců DPH, si vystačí s jednoduchou tabulkou (v počítači, v sešitu), ve které si budou evidovat své příjmy:

DatumČ. dokladuPoznámkaČástka
13.1.2010 2010001 Odvirování počítače u doktora 400
19.1.2010 2010002 Stránky pro zelináře 4500
2.2.2010 2010003 Stránky pro autoopraváře 19000
3.2.2010 2010004 Upgrade serveru, autoservis 1500

Na konci roku pak živnostník sečte všechny položky, odečte 60% (záleží na typu živnosti) a má základ pro výpočet daně. Teoreticky. V praxi to tak jednoduché není. Své daně vybírají i zdravodní pojištovny a ČSSZ, u většiny živnostníků zálohově. Vyúčtování je jednou ročně - z celkových příjmů se vypočítá potřebné procento (14,60% a 6,75%), výsledná částka se porovná s již zaplacenými zálohami a doplatí se zbytek. Pro sociální a zdravotní pojištění je proto vhodné vést evidenci již zaplacených záloh:

DatumPojišťovnaČástka
3.1.2010 ČSSZ 1731
3.1.2010 VZP 1601
3.2.2010 ČSSZ 1731
3.2.2010 VZP 1601

Jaké účty k daňové evidenci potřebujete

KMyMoney není program určený pro daňovou evidenci. Je to plnohodnotné účetnictví určené pro osobní nebo domácí použití. Nezajímají-li vás vaše peníze nebo vás jejich počítání nebaví, sáhněte raději po linkovaném sešitu nebo nějakém ekvivalentu (tabulkový kalkulátor). V KMyMoney totiž budete muset vytvořit i několik dalších účtů (linkovaných sešitů s evidencí), které po vás běžně finanční úřad nepožaduje - například bankovní účet, hotovost či pohledávky. Na druhou stranu pak daňová evidence může být jen (malou) částí z celkového účetnictví, své podnikatelské aktivity můžete s klidem promíchat se svými osobními financemi. V KMyMoney lze jednotlivé aktivity snadno oddělit.

Pro daňovou evidenci tedy potřebuje v KMyMoney vytvořit minimálně tyto účty a kategorie:

Linkovanému sešitu s příjmy odpovídá v účetnictví KMyMoney kategorie "Přijmy.Příjmy z podnikání". Toto je obvykle jediná věc, která by mohla finační úřad zajímat. Vás budou samozřejmě zajímat ještě i ostatní pomocné evidence - Zálohy na sociální a zdravotní pojištění a případně zaplacené zálohy na daň.

Jak účtovat různé situace

Účtování je trochu složitější. Stačil-li vám doposud linkovaný sešit - z jedné strany jste si psali přijaté částky a z druhé strany zaplacené zálohy na sociální a zdravotní pojištění (nebo ani to ne), bude vám připadat účtování ze začátku možná trochu komplikované.

Vydaná faktura - klasický účetní postup

V peněžním deníku účtu "Aktiva.Pohledávky" vytvořte novou transakci. Peníze by měly na účtu přibýt, jedná se tedy o vklad. V chlívku "Platba od" můžete zadat svého obchodního partnera (více si můžete o plátcích přečíst v předchozích částech tototo seriálu). Do pole Kategorie zadejte "Příjmy.Příjmy z podnikání", vyplňte číslo faktury v poli "Číslo", datum vystavení faktury, částku a můžete transakci zapsat.

Fakturu samotnou účetnictví KMyMoney vytiskout neumí. Jistě by se dal napsat plugin, který vám fakturu vytiskne. Již nyní existuje plugin "Print Check", který dělá pravděpodobně cosi velmi podobného (nestudoval jsem tento plugin příliš podrobně) a který se dá pomocí html šablony snadno přizpůsobit. Jak jej využít pro tisk faktur vám ale neprozradím. Pro tisk faktur tak musíte využít jiný prostředek (například šablonu v OpenOffice.org).

Fakturu máte tímto zaevidovanou, vyfakturovaná částka se objevila v příjmech a pohledávky se zvýšily o vystavenou částku. Faktura dosud není zaplacená, na bankovním účtu se proto dosud žádné prostředky neobjevily.

V klasickém účetnictví je vydaná faktura pro finanční úřad příjmem. Když na Silvestra vydáte fakturu, je to příjem v tomto roce, i když peníze vám na účet dorazí až v roce příštím. Za příjem bude finanční úřad považovat takovou fakturu i v případě, že ji nikdy nedostanete zaplacenou.

Vydaná faktura - daňová evidence

Podvojné účetnictví má pro uživatele - vystavovatele faktur - jednu výhodu. Při pohledu na účet "Pohledávky" má účetní okamžitý přehled, kolik peněz mu lítá ve světě a kolik by tedy mohl získat, kdyby zaměstnal gorilu na vymáhání dluhů. V daňové evidenci takový přehled nemáme - i kdybychom chtěli zaúčtovat do pohledávek nějakou transakci, odkud bychom pak příslušnou částku vzali? Z příjmů? To bychom pak museli platit daně z nezaplacených faktur a výhody daňové evidence by se rozplynuly. Nabízí se jedině účet počátečních zůstatků - zaúčtováním proti počátečním zůstatkům by vám, v souladu se skutečností, nevzrostlo čisté jmění. Ale pak by bylo potřeba zaplacenou fakturu zaúčtovat dvěma transakcemi. Jedna transakce by převedla peníze zpět do počátečních zůstatků, druhá transakce by přesunula peníze z příjmů na bankovní účet. Zdá se, že jednoduché řešení neexistuje.

Naštěstí KMyMoney nabízí prostředek, který celou situaci dokáže vyřešit velmi elegantně a je využitelný i v případě klasického účtování - plánované transakce. Vydanou fakturu prostě účtovat nebudeme, jen ji naplánujeme.

V peněžním deníku účtu "Aktiva.Bantkovní účet" vytvořte novou transakci. Peníze by na bankovním účtu měly přibýt, převádíte je z účtu "Příjmy.Příjmy z podnikání". Při zadávání transakce dbejte na to, abyste zadali datum splatnosti faktury, nikoli datum vystavení. To je jediný zásadní rozdíl mezi daňovou evidencí a klasickým účetnictvím. Protože datum splatnosti faktury je v budoucnu, KMyMoney se vás zeptá, jestli chcete tuto transakci vložit do peněžního deníku s budoucím datem, nebo jestli ji chcete uložit do naplánovaných transakcí. Zvolte naplánované transakce. Vaše faktura se takto do účetnictví nedostane, v naplánovaných transakcích však budete mít přehled o dosud nezaplacených fakturách - a navíc budou faktury po splatnosti zvýrazněné červenou barvou.

Tímto způsobem ovšem nemůžete postupovat, jste-li plátci DPH. Pro DPH je podstatný datum zdanitelného plnění, fakturu tedy musíte mít zaúčtovanou stejně, jako byste ji měli zaúčtovanou v klasickém podvojném účetnictví.

Zaplacená faktura - klasický účetní postup

V peněžním deníku účtu "Aktiva.Bankovní účet" vytvořte novou transakci. Peníze by na bankovním účtu měly přibýt, převádíte je z účtu "Aktiva.Pohledávky", jedná se tedy o převod. V menu plátce zvolte "Platba od", pole samotné můžete nechat prázdné - peníze máte s plátcem spojené už dříve, v transakci vytvořené při vystavení faktury. V poli "Převod z" zadejte účet "Aktiva.Pohledávky". Vyplňte číslo zaplacené faktury (obvykle variabilní symbol) v poli "Číslo", datum zaplacení, částku a můžete transakci zapsat.

Transakci můžete zadat i z peněžního deníku účtu "Aktiva.Pohledávky" - změní se pouze směr převodu a protiúčet.

Po správně zadané trasakci by vám měly přibýt peníze na vašem bankovním účtu a o stejnou částku by se vám měly snížit pohledávky.

Zaplacená faktura - daňová evidence

V peněžním deníku "Aktiva.Bankovní účet" nebo v přehledu naplánovaných transakcí najděte příslušnou fakturu. V kontextovém menu zvolte položku "Vložit naplánovanou transakci..." Transakce, která doposud vůbec neexistovala, se vytvoří podle předlohy v naplánovaných transakcích. Zároveň by měla z přehledu zmizet naplánovaná transakce. Při zaúčtování naplánované transakce dbejte na to, abyste zadali správný datum zaplacení - v plánu je zadaný datum splatnosti. Přijdou-li vám peníze za fakturu se zpožděním (místo vloni v listopadu dostanete peníze letos v dubnu), můžete se zadáním špatného data dostat do problémů - finančnímu úřadu by se jistě nelíbilo, že máte v loňském přehledu nezdaněný příjem.

Příjem v hotovosti

U příjmu v hotovosti si můžete odpustit mezipřistání v pohledávkách. V peněžním deníku účtu "Aktiva.Hotovost" vytvořte novou transakci. Peníze by měly na účtu přibýt, jedná se tedy o vklad. V chlívku "Platba od" můžete zadat svého obchodního partnera. Do pole Kategorie zadejte "Příjmy.Příjmy z podnikání", vyplňte číslo dokladu v poli "Číslo" (existuje-li takovýto doklad), datum, částku a můžete transakci zapsat. Celou operaci si můžete samozřejmě zjednodušit - máte-li krámek, ve kterém prodáváte skleněné kuřácké potřeby, stačí mít v krámku registrační pokladnu a do účetnictví zaevidovat pouze denní tržbu.

Chcete-li si zaevidovat i své daňové úniky, vytvořte si na to samostatnou kategorii "Příjmy.Bez dokladu". Zde můžete evidovat přesuny peněz do vlastní kapsy podobně, jako u evidovaných v kategorii "Příjmy.Příjmy z podnikání". Ale kdyby něco, tak já jsem vás nenaváděl!

Platba zdravotního a sociálního pojištění

Platbu záloh zdravotního a sociálního pojištění zadejte v peněžním deníku účtu "Aktiva.Bankovní účet". Peníze vám z účtu ubydou, jedná se tedy o výběr. V poli "Placeno na" můžete zadat svou pojišťovnu. V kategorii vyplňte "Výdaje.Sociální pojištění" nebo "Výdaje.Zdravotní pojištění".

Výstup pro finanční úřad

můžete snadno vytvořit v části "Výkazy". Potřebnou sestavu najdete v položce "Příjmy a výdaje". Vyhovovat by vám mohla sestava "Příjmy a výdaje podle roků".

Sestava je pro naše potřeby příliš rozsáhlá, musíme ji nastavit tak, aby se vypisovaly pouze žádané údaje. Jistě byste nechtěli, aby se na sestavě pro finanční úřad objevily i údaje z kategorie "Příjmy.Bez dokladu". Do nastavení se dostaneme stištěním tlačítka "Nastavit". Jako první omezíme sestavu na požadovaný rok na kartě "Datum" - v poli Rozsah zvolte hodnotu "Nastaveno uživatelem" a v polích Od a Do nastavte požadovaný rozsah (od 1.1.2010 do 31.12.2010).

Dále musíme omezit kategorie. Finanční úřad budou zajímat především vaše příjmy. Na kartě "Kategorie" proto označte všechny kategorie, které se mají na sestavě objevit. Takto můžete oddělit v účetnictví údaje pro finanční úřad od údajů, které finanční úřad naopak zajímat nemusejí. Využít můžete tlačítko "Příjem", které vám označí pouze příjmové kategorie.

Nakonec na kartě "Výkaz" vyplňte název výkazu a případný komentář. Vhodné je zaškrtnout i volbu "Zvolit jako oblíbený výkaz", abyste měli tuto sestavu mezi oblíbenými a nemuseli ji příště hledat.

Touto sestavu jsme získali základní přehled. Dále by nás mohla zajímat sestava s jednotlivými transakcemi. Najít mezi hotovými výkazy vyhovující sestavu je trochu složitější, ale celkem snadno se dá přizpůsobit sestava "Transakce podle účtů" nebo "Transakce Cash flow". Na obou sestavách nalezneme potřebné informace, na každé je však i něco navíc. Stejně jako v předchozí sestavě nastavíme název výkazu, příjmové kategorie určené pro finanční úřad a požadované období. Hotovou sestavu si opět založte do svých oblíbených výkazů, abyste příště nemuseli vytvářet sestavu znovu nebo ji pracně hledat v seznamu ostatních výkazů.

Výpočet daňového základu

Pro výpočet daňového základu a sledování sociálního a zdravotního pojištění vyvíjím pro KMyMoney jednoduchý modul. Ten nedělá nic složitého - pouze usnadňuje sledování sociálního a zdravotního pojištění a počítá případný doplatek či přeplatek. Průběžně máte i informaci o základu pro výpočet daně a případnou daň (vzhledem ke složitosti je číslo skutečně jen velice orientační):

Nastavení pluginu je jednoduché, stačí vyplnit příslušná procenta ve formuláři a na dalších kartách označit kategorie, ve kterých evidujeme peníze nasypané do různých pojištění a do rukou státu (sociální, zdravotní, daně) a kategorie související s podnikatelskými výdaji a příjmy:

Stejným způsobem jako příjmy se nastavují i ostatní kategorie:

Plugin pro daňovou evidenci dosud není zcela hotový, ale předpokládám, že do příštího daňového přiznání by se mohl v KMyMoney objevit.

Programování pluginů pro KMyMoney není příliš složité (pokud někdo umí C++, Qt, orientuje se v KDE a umí hledat v dokumentaci a v hotových příkladech). Příští článek o KMyMoney by se tedy mohl týkat právě tvorbě pluginů.

Přejít na navigaci stránky