Bravenec
Informační systémy
Kmymoney VIII
Rozpočty
Než začnu popisovat práci s rozpočty v KMyMoney, musím zmínit jinou část účetnictví. Část, kterou jsem zatím opomíjel, o které jsem tiše předpokládal, že je vám vlastní, jinak byste účetnictvím neztráceli čas. Abyste mohli účetnictví používat s úspěchem, musíte vědět proč chcete své peníze sledovat, mít svůj vlastní cíl.
Peníze zaměstnávají pravděpodobně každého z nás. Od těch, kteří žebrají po ulicích pětikačku na krabčák, až po boháče, který denně rozhoduje o miliónech. V prvním případě může být starost poměrně přízemní: "Ježkovyvoka, to je kocovina, kdepak já seženu aspoň na štamprli, než mě začnou honit žlutí sokoli?" až po milionářskou starost: "Ježkovyvoka, taková obchodní příležitost se naskytne jednou za deset let! Mám si půjčit těch deset miliónů v bance nebo prodat nějaké akcie?" Většina z nás je někde mezi těmito extrémy, ale všichni se ohledně peněz zabývají dvěma základními problémy: jak ušetřit a jak vydělat více.
Už naši prapradědové (nebo ještě jejich prapra?) používali pro domácí plánování jednoduchou metodu: obálky. Na každý měsíc si předem připravili nadepsané obálky "Bydlení", "Potraviny", "Ošacení", "Školné pro děti" a do každé obálky dali naplánovanou sumu peněz. Utrácet mohli pouze tak dlouho, dokud v obálce zbývaly nějaké peníze. Jakmile byla třebas obálka "Potraviny" prázdná a do výplaty zbýval týden, prostě týden nejedli (Ne, dělám si srandu. Ve skutečnosti přišla výplata se zpožděním, takže nejedli dva týdny).
Obálková metoda je jednoduché a osvědčené řešení, které se v KMyMoney snadno realizuje. V praxi je to však ta nejnáročnější záležitost na celém domácím účtování, protože od vás vyžaduje disciplínu, pečlivost a soustavnost. A tyto vlastnosti v sobě musíte vypěstovat, neposkytne vám je žádný softwarový nástroj. Je to pracné, ale ve výsledku se to vyplatí.
Co k řádnému finančnímu plánování potřebujete?
Začněte si vše evidovat
Začněte si zapisovat každou položku, za kterou utratíte. Opravdu každou, i tu nejmenší položku. Zapište si jak tisícovku za plnou nádrž benzínu, tak dvacetikorunu za bagetu, kterou jste si při tankování koupili, abyste v autě cestou do práce zahnali hlad. Nesmí vás ani napadout, že kvůli dvacetikoruně se svět nezboří a že vaše finance to unesou. Ignorujte výkřiky ostatních, že starat se o peníze takovýmto způsobem je úchylné, a zapište si i toho bůra, kterého jste v části o půjčkách "půjčili" - fakticky však darovali - svému nachmelenému kamarádovi.
Pro svou evidenci si vytvořte dostatečně podrobnou strukturu příjmových a výdajových kategorií. Pokud na sebe víte, že si při tankování benzínu kupujete na snídani bagetu, vytvořte si kategorii "Auto:Benzín" i kategorii "Potraviny:Ranní bageta".
Pokud chcete mít opravdu dobrý přehled nebo máte skutečně vážné finanční problémy, udělejte si i soupis svého majetku (v KMyMoney si na majetek vytvořte účet s aktivy). U každého kusu zkuste odhadnout cenu, za kterou by se vám jej podařilo prodat. Inspirovat se můžete třeba v realitních kancelářích a v autobazarech, v případě skutečných drobností pak na Aukru nebo EBay.
V KMyMoney si vytvořte na sledování různých výdajů dostatečně podrobné kategorie, abyste měli své výdaje (a příjmy, pokud je jich více) pečlivě rozškatulkované. Účetnictví si veďte alespoň měsíc.
Udělejte si přehled
Jakmile máte v účetnictví zaevidovanou každou korunu, kterou jste během uplynulého měsíce (nebo delší doby) vydělali a utratili, máte před sebou hrubou mapu svých finančních zvyků. V přehledech vidíte, odkud se vaše peníze berou a kam se ztrácejí. Vytvořte si různé výkazy a vyhodnoťte své finanční toky v průběhu několika měsíců. Můžete tak objevit platby, které se opakují třeba jen jednou za čtvrt roku a uvědomíte si, že takových plateb máte ještě několik, v účetnictví se dosud neobjevily, ale v budoucnu bude potřeba s nimi počítat.
Nezapomeňte se podívat v KMyMoney i do sekce "Plátci", abyste se podívali nejen za co utrácíte, ale i kde utrácíte. Zde můžete odhalit věci, které jsou v přehledu podle kategorií skryty, případně zamaskovány za jinými "nezbytnými" výdaji. Účetnictví na vás může prásknout, že máte třeba ve zvyku vyrazit o víkendu do blízkého nákupního centra a tam utratit spoustu peněz.
Aniž byste se zatím pokusili ušetřit jedinou korunu, dobrý finanční přehled vám může otevřít oči. Umožní vám spatřit své finance z delšího časového hlediska. Důsledky svého utrácení si neuvědomujete v momentě, když na čerpací stanici platíte za svou ranní bagetu. Avšak pětistovka v přehledu za celý měsíc může být nápadná. Dvacetikoruna denně vás nechá chladným, ale pětistovka měsíčně už vás donutí přemýšlet, jestli by se s tím nedalo něco dělat.
Změňte své finanční chování
Není-li to potřeba, nemusíte v tento moment šetřit. Může vám stačit, že máte zmapované své finanční chování, a můžete velmi rychle odhalit případné změny a reagovat na ně. Většinou ale objevíte spoustu položek, které se dají s minimální námahou redukovat. Potřebujete-li ušetřit, soustřeďte se na vyhledávání právě těchto zbytečných či předražených výdajů.
Celým tímto textem se táhne povídání o bagetě. Záměrně - dá se na ní snadno ušetřit. Samozřejmě ne tak, že vynecháte snídani, ale zkuste se nasnídat už doma. Že se potřebujete dříve probudit, před tím, než posnídáte? Tak si vezměte snídani do práce s sebou. Že nemáte ráno čas na přípravu snídaně? Lednici snad doma máte, ne? Tak si připravte snídani už večer. Stejně tak si můžete uvařit svou ranní kávu nebo čaj už večer - v termosce vydrží nápoj horký až do rána.
Jste v práci pěšky za dvacet minut? Nechte stát auto doma, ušetříte a ještě se projdete. Bolí vás záda od těžkého notebooku a máte pocit, že auto šetřilo vaše zdraví? Ano - taky mě záda bolívala, než jsem si koupil batoh s polstrovanou přihrádkou na notebook. I poměrně drahý batoh je laciný ve srovnání s nikdy nekončícími výdaji za benzín. Že se nesluší, aby úspěšný obchodník chodil do práce pěšky a s batohem na zádech? Kde jste to četli? Prostě ignorujte, co vám diktují vaše představy o společenském statutu - ostatním nemusíte říkat, že šetříte. Prezentujte svým spolupracovníkům a zákazníkům svou ranní procházku jako přednost, chlubte se! Řekněte předsudkům, že víte co děláte. I ostatní uvěří tomu, čemu věříte vy. Pokud brečíte nad nedostatkem peněz, ale nejste ochotní se přesunout kilometr bez auta, pak si žijete nad své poměry. A znám ve svém okolí takových lidí hodně.
Zvyšte své příjmy - najděte si druhé zaměstnání nebo třeba pište články pro abclinuxu. Domluvte si nedělní brigádu v kiosku na rohu. Vymyslete si vlastní způsob, jak vydělat peníze - mám kamarádku, která vám za stokorunu umyje okna v celém bytě. Příjem nemusí být jen výplata.
Úsporná opatření mohou být i mnohem drastičtější, než jen ranní procházka a snídaně chystaná už večer nebo další zaměstnání. Pokud potřebujete opravdu hodně peněz, můžete se pokusit prodat něco ze svého majetku. K tomu vám může pomoci přehled majetku s odhadem ceny, který jste si udělali dříve. Když už jste se naučili chodit do práce pěšky nebo hromadnou dopravou, prodejte třeba auto. Spousta mých velkoměstských kamarádů auto nemá a tvrdí, že ve městě je nepotřebují.
Vytvořte si rozpočet
Vraťme se zpět na začátek tohoto článku, kde zmiňuji obálkovou metodu pro domácí rozpočet. Už naši prapra museli mít přestavu o tom, kolik mají do každé obálky vložit, aby jim rodinné finance klapaly. Většinou to zvládli i bez ekonomického vzdělání a bez jakýchkoliv nástrojů. Vaše dnešní pozice je mnohem jednodušší. Vytvoření velmi podrobného a solidního přehledu je záležitost na pár minut denně. Jakmile máte přehled o svých příjmech a výdajích, a stanovíte si hlavní oblasti pro šetření, můžete přidělit každé kategorii přesnou částku, kterou plánujete v následujících měsících utratit.
Součástí rozpočtu je i rozpočtová kázeň. Dáte-li si do rozpočtu, že za benzín neutratíte více než tisícovku za měsíc, nemůžete ráno nastoupit do auta se slovy: "Dneska fouká, dneska se povozím. Šetřit začnu zítra." Zítra totiž začne tutově pršet a pozítří si sednete do auta znovu, i když bude hezky: "No co, jel jsem včera, jel jsem předevčírem... a jedna cesta navíc mi už rozpočet tolik nerozhází. Šetřit začnu od pondělka!" Hádejte, co bude v pondělí.
KMyMoney je pro obálkovou metodu připravené. Umožní vám přidělit na každý měsíc předem danou částku či množství různých jednorázových plateb. V rozpočtu můžete naplánovat své pravidelné výdaje za potraviny, na dlouhou dobu dopředu můžete naplánovat i takové věci, jako je dovolená. Díky přehledu, který jste získali evidencí svých finančních toků, víte už předem, kolik máte nasypat do každé konkrétní obálky. Bez předchozí pečlivé práce s evidencí a rozborem byste částky pro jednotlivé obálky pouze odhadovali. Takto můžete navrhnout i případné úspory a nasypat do příslušné obálky už předem méně prostředků.
KMyMoney za vás množství peněz v rozpočtech nepohlídá. Máte však k dispozici množství různých výkazů, ze kterých můžete vyčíst, jak se vám dařilo při plnění svých rozpočtových kriterií.
Rozpočet vám mimo jiné umožní, abyste se vyhnuli obvyklé pasti spojené s vyšším příjmem. Dostanete-li nečekanou sumu peněz, případně dostanete v práci přidáno, je to právě rozpočtová kázeň, co by vás mohlo ubrzdit, když vcházíte do obchodu se zbytečnostmi s pocitem "Dneska šetřit nemusím, dostal jsem přidáno."
Nezapomeňte ve svém rozpočtu ani na drobné radosti. Neustálé šetření nevydrží ani svatý. Po pár měsících by se vám totiž mohlo stát, že v záchvatu utrácivosti si koupíte motorový člun, čtyřkolku a koně: "Už jsem skrblil dost, teď si to užiju!" - a budete tam, kde jste byli na začátku. Nezapomeňte ani na to, že úspěch je třeba přiměřeně oslavit - finance vás pak začnou o to více bavit.
Stanovte si cíl
Ani to sebelepší finanční plánování nemusí být k ničemu, nemáte-li před sebou cíl, ke kterému směřujete. Máte-li dluhy, zřejmě bude vašim cílem jejich splacení. Pro lidi, kteří žijí od výplaty k sekyře v kontokorentu, může být finančním cílem přebytkový rozpočet. Máte-li peněz relativně dost, může být vaším cílem dovolená v tichomoří - stačí si umanout, že se tam prostě podíváte, a pak už tomu jen podřídit svůj rozpočet. Uvidíte, jak se budete po čase v duchu tvářit, až vás bude lákat kamarád: "Pojď na jedno", a co si budete myslet o jeho bezcílném bloumání světem. Na rozdíl od kamaráda budete mít totiž svůj cíl.
Nemáte-li před sebou alespoň malinký cíl, nebude mít vaše finanční snažení žádný směr, nepovede nikam.
Rozpočty KMyMoney prakticky
Práci s rozpočty můžete v KMyMoney rozdělit do dvou částí: tvorba rozpočtů a vyhodnocení rozpočtů.
Tvorba rozpočtů
Tvorbu rozpočtů najdete v KMyMoney v pravé liště s ikonkami pod názvem Rozpočty. V pravé části okna najdete seznam jednotlivých rozpočtů, v levé části formulář pro tvorbu rozpočtu. Činnosti v pravé části (v seznamu) nejsou omezené pouze na vytvoření, přejmenování a odstranění rozpočtu. V kontextovém menu najdete další možnosti (vytvoření z předpovědi, duplikování existujícího rozpočtu). Rozpočty se vytvářejí na jeden rok. Na každý rok můžete mít vytvořených několik různých rozpočtů. Ve výkazech se tyto rozpočty sice nesčítají, ale máte možnost zvolit pro své výkazy libovolný z existujících rozpočtů. Můžete tak mít různé rozpočty týkající se různých vašich aktivit.
I když je možné vytvořit rozpočet na základě historických dat automaticky (volba "Rozpočet založený na předpovědi"), je lepší vytvářet rozpočet ručně. Jednak získáte lepší přehled, za druhé nemusí tvorba rozpočtu podle předpovědí fungovat zcela dle vašich představ. Na druhou stranu, jednou z metod pro tvorbu předpovědí je předpověď založená na naplánovaných transakcích (popisovali jsme si minule) a pokud máte pečlivě zadané všechny své dopředu známé platby, může být tvorba rozpočtu založená na předpovědi značným ulehčením práce.
Při tvorbě rozpočtu postupujte stejně, jako byste postupovali při tvorbě obálkového rozpočtu. Každá kategorie ve vaší účetní osnově tvoří jednu nadepsanou obálku. U některých kategorií můžete posoudit budoucí výdaje s naprostou přesností jen velmi těžko (potraviny, benzín), ale znáte aspoň průměrný odhad vyčtený z výkazů. U těchto položek můžete naplánovat fixní částku, stejnou v každém měsíci (Období: Měsíčně). U některých kategorií může být zbytečné sledovat každý měsíc zvlášť, stačí jednou za rok (uhlí). Další kategorie mohou být zcela nepravidelné - na přiloženém obrázku je to například auto s naplánovanou technickou v červenci, naplánovanou drobnou opravou v srpnu, v září bude nutné zaplatit ručení a v listopadu bude potřeba koupit nové zimní pneumatiky.
Máte-li kategorií větší množství, můžete využít vyhledávání ve formuláři. Hledání je skvělá vlastnost, zcela nevídaná v jiných systémech, například v dialogu pro přidání tiskárny (ale to odbočuji). Kategorie, které nejsou ve vašem rozpočtu použité, můžete skrýt, nezobrazovat je. To je vlastnost, kterou oceníte při úpravách rozpočtu, těžko při vytváření.
Po úpravách je nutné rozpočet uložit. Dokud rozpočet neuložíte, můžete se k předchozímu stavu kdykoliv vrátit (zahodit všechny dosavadní změny).
Rozpočty ve výkazech
První místem, kde můžete získat přehled o svém rozpočtu, je domácí stránka KMyMoney. Aby se rozpočet na domácí stránce zobrazoval, musíte jej zapnout v menu "Nastavení: Nastavení KMyMoney: Rozpočet":
Současná verze KMyMoney trpí tím, že oproti výkazům na domácí stránce ukazuje pouze první rozpočet bez možnosti jej změnit. Máte-li rozpočet jen jeden, neznamená to pro vás žádné omezení. Máte-li rozpočtů více, je třeba pamatovat, že na domácí stránce se zobrazuje pouze první z nich. (Chyba je nahlášená, chcete-li, můžete pro ni hlasovat: https://bugs.kde.org/show_bug.cgi?id=248056).
Výkazů pro práci s rozpočty najdete v KMyMoney hned několik. Typický výkaz porovnává skutečnost s naplánovaným rozpočtem. Překročený rozpočet je ve výkazech i na domácí stránce zvýrazněný červenou barvou:
Každý výkaz má velmi široké možnosti nastavení, místo čísel lze ve výkazu snadno zobrazit i graf. Na rozdíl od domácí stránky máte u výkazů možnost zvolit rozpočet, který chcete porovnávat se skutečností:
Závěr
Dnešní díl jsem pojal trochu netradičně. Technická část KMyMoney věnující se rozpočtům není rozsáhlá. Abyste však tuto část mohli efektivně používat, je potřeba mít motivaci, vědět proč se chcete svým financím věnovat, a vědět jak finance spravovat. Moje zkušenosti mi říkají, že spousta lidí nejeví o své finance zájem a nechápou, proč by se o své peníze měli starat. Doufám, že alespoň mezi čtenáři abclinuxu padnou některé myšlenky z toho článku na úrodnou půdu. Jestli vám KMyMoney či jiné účetnictví ušetřilo nějaké finanční prostředky z vašeho domácího rozpočtu či snad zabránilo exekuci, napište o tom do komentářů. Myslím, že i vaše komentáře mohou motivovat ostatní a pomoci je přesvědčit, že by mohli KMyMoney alespoň vyzkoušet.