Bravenec
Informační systémy
Kmymoney VII
Plánované transakce
Nedaly by se plánované transakce využít jako chytré šablony, které se objeví v mém peněžním deníku v tu pravou chvíli? To byla jedna ze zajímavých myšlenek, které mě napadly při překládání KMyMoney do češtiny. Začal jsem se věnovat plánovaným transakcím trochu důkladněji a své zkušenosti popsal v tomto článku.
Plánované transakce jsou jednou z věcí, které mi u GnuCash, když jsem toto účetnictví před lety ještě používal, hrubě nesedla. Vždycky jsem měl pocit, že si to dělá co chce a že mám málo možností, jak ovlivnit chování takového účetnictví. Ať už byl pocit oprávněný nebo ne, tuto možnost jsem v GnuCash nevyužíval a místo toho jsem si své transakce plánoval v Kontactu z KDE, později pak v Egroupware. Poučen svými zkušenostmi jsem vůbec neuvažoval o využití plánovaných transakcí v KMyMoney. A pokud mi nevyhovovaly plánované transakce implementované přímo v účetnictví, jistě si dovedete představit, jak nevyhovující a obtížné k ukočírování bylo řešení plánovaných transakcí pomocí externích utilit. (Jinak skvělému (ale jinému) účetnictví GnuCash se tímto omlouvám, pokud mu křivdím).
S KMyMoney jsem, zdá se, konečně narazil na ideální způsob finančního plánovaní:
- Transakce vidím v peněžním deníku několik dní dopředu (podle nastavení). Mohu se tak připravit na očekávané vydání a přesunout na běžný účet dostatečný finanční obnos.
- Transakci viditelnou v peněžním deníku několik dní dopředu mohu zadat s předstihem ručně. Taková transakce je pak považovaná za zaplacenou a v době splatnosti už se nebude nabízet ani provádět automaticky (byla-li tak nastavená).
- Vkládání transakcí může být zcela automatické, bez uživatelské interakce. Takové plány je možné využít ve spojení s trvalými přikazy v bance. Tuto možnost nevyužívám, nelíbí se mi. Nemám rád, když se dějí věci bez mého vědomí.
- Vkládání transakcí může být automatické, vyžadující však potvrzení uživatele. Zároveň lze takovou transakci před provedením upravit. To lze typicky použít například u plateb za telefon - platba je pravidelná, opakující se měsíc co měsíc, ale její výška je pokaždé jiná.
- Transakci lze připomenout předem. Při startu KMyMoney se zobrazí formulář s nabídkou na provedení plánované transakce.
- Transakce nemusí být připomenutá. Při startu KMyMoney se transakce ani nezadá automaticky, ani se nepřipomene. Samozřejmě se taková transakce zobrazuje v peněžním deníku, takže se o ní dozvím. V seznamu naplánovaných transakci může být taková transakce zobrazená jako zpožděná.
- Pokud upravím konkrétní naplánovanou transakci, kterou právě vkládám do peněžního deníku, mohu tuto úpravu snadno uložit i do nadcházejících transakcí stejného typu.
- Lze naplánovat i jednorázové platby. Přijaté faktury tak mohu zadat do účetnictví předem a nechat si je připomenout v době splatnosti.
- Je možné nastavit, co se má dělat, když datum splatnosti připadne na nepracovní den. Připadne-li například plánovaná transakce na sobotu před velikonočním pondělím, může být přeplánovaná na úterý (následující pracovní den) nebo už na pátek (předchozí pracovní den). Díky tomu mi nehrozí, že bych se mohl dostat do skluzu s placením jen proto, že termín platby připadnul na svátek.
- Plánované platby se zobrazují čtyřmi různými způsoby: Jako souhrnný seznam všech plánovaných plateb, jako položky v kalendáři, jako dosud neprovedené transakce v peněžním deníku a nakonec je pro plánované platby vyhražená celá jedna sekce na domácí stránce aplikace KMyMoney.
- Plánované transakce se dají použít v předpovědích.
- Plánované transakce jsou těsně propojené s půjčkami, které jsme si vysvětlili v minulém díle seriálu. Splátky půjček se jeví velmi podobně - plánované splátky se zobrazují v peněžním deníku, v seznamu plánovaných transakcí i v kalendáři. Půjčka se od naplánované transakce liší především svým nastavením.
Vytvoření plánované transakce
V seznamu plánovaných transakcí klikněte na tlačítko "Nová naplánovaná transakce". Formulář, který se vám objeví, je rozdělený na tři části, a protože slouží k zadávání transakcí (třebaže budoucích), jedna z částí připomíná formulář pro zadání transakce v peněžním deníku.
K zadání jména asi není třeba nic vysvětlovat - pod tímto jménem bude transakce uvedená v seznamu naplánovaných transakcí i v peněžním deníku. Ve stejné části je i pole pro zadání frekvence plateb. Transakci lze naplánovat i bez opakování, využít to lze například pro připomenutí plateb za přijaté faktury.
Další část "Informace o platbě" je podobná formuláři pro zadávání transakcí v peněžním deníku. Oproti formuláři v peněžním deníku je zde navíc jen pole "Druh platby". V seznamu naplánovaných transakcí lze druh platby použít jako jedno z třídících kriterií. Někdy může být vhodné zadat i poznámku - ta se totiž zobrazuje jako název transakce v peněžním deníku, není-li zadaný plátce, a může tak usnadnit orientaci v různých naplánovaných transakcích.
Pomocí další části "Volby" můžete nastavit detailní naplánovaní a připomenutí platby. Za zmínku stojí zvláště pole "Částka je jen přibližná, neboť se mění při každé platbě" a pole "Vkládat tuto transakci automaticky do peněžního deníku v době splatnosti". Kouzlením s těmito políčky lze KMyMoney donutit, aby vám připomenula každou aktuální platbu.
Připomenutí plateb
V KMyMoney budete marně hledat volbu "Připomeň mi naplánované transakce s dnešní splatností", KMyMoney je účetnictví, nikoli připomínkovač. Neznamená to však, že by vás KMyMoney nedokázalo upozornit na nutnost něco zaplatit.
Pro automatickou připomínku využijeme toho, že KMyMoney umí do peněžního deníku vkládat plánované transakce automaticky a před vložením transakcí, jejichž výše se mění, vyžaduje potvrzení. Pro automatickou připomínku tak zatrhněte pole "Částka je jen přibližná...", tak i pole "Vkládat tuto transakci automaticky..." Při každém startu pak aplikace zkontroluje transakce naplánované na dnešní den a aktuální transakce vám připomene.
Aby vám mohlo účetnictví KMyMoney připomenout aktuální platby, musí být řádně nastaveno. Nastavení najdete v menu "Nastavení:Nastavit KMyMoney" v části "Naplánované transakce". Zde musí být zatržená volba "Při startu zkontrolovat plánované transakce".
Mimo to zde můžete nastavit, s jakým předstihem se budou transakce připomínat (nebo vkládat automaticky do peněžního deníku - mezi oběma případy nelze rozlišit), s jakým předstihem se budou transakce nabízet v peněžním deníku (bez připomínek) a nakonec i region svátků.
Různé pohledy na plánované transakce
Plánované transakce se zobrazují v aplikaci na různých místech různými způsoby. Prvním místem, kde byste se měli po plánovaných transakcích podívat, je část "Plánované transakce". Zde je k dispozici kompletní seznam naplánovaných transakcí, včetně transakcí již neplatných.
Na stejném místě najdete i kalendář naplánovaných transakcí, stačí přepnout na jinou kartu. V kalendáři se zobrazuje celý měsíc (nebo týden, závisí na zvoleném období), v každém dni se zobrazí počet naplánovaných transakcí. Najedete-li myší na některý den s naplánovanou platbou, zobrazí se jednoduchý formulář pro zadání platby.
Vlastní oddíl mají naplánované transakce i na domácí stránkce účetnictví KMyMoney. I odtud je možné konkrétní naplánovanou platbu vložit do peněžního deníku.
Nakonec posledním místem, kde se lze s naplánovanými transakcemi běžně setkat, je samotný peněžní deník.
Praktické použití naplánovaných transakcí
Automatické připomenutí mám nastavené pouze u životně důležitých plateb, těch je však menšina (nájem, ručení, pojištění a podobně). Drtivou většinu svých naplánovaných plateb mám nastavenou tak, že se platby nevkládají automaticky a ani se nepřipomínají. Takovýmto způsobem mám však nastavenou každou, i tu nejmenší prkotinu, která se může pravidelně opakovat. Mám takto naplánované zaúčtování úroků na každém účtu zvlášť, placení daně z úroků (pokud jsou příliš nízké, neplatí se, převádějí se do dalšího období), splátku z kreditní karty, poplatek za kreditní kartu, internet, telefon, ručení, vodné, stočné, poštovné, balné i skočné. Naplánovanou mám i výplatu a ostatní pravidelné příjmy - nepotřebuju sice připomínat, že mi má přijít výplata, ale potřebuju připomenout, že mám zadat příslušnou transakci.
Tyto transakce se mi pouze zobrazí v peněžním deníku (obvykle na mém běžném účtu), podle nastavení i s předstihem několika dní. Většinu těchto transakcí tiše ignoruji do doby, než dostanu do ruky bankovní výpis (nebo otevřu internetové bankovnictví) a začnu s procesem "Schvalování účtu". Potom podle výpisu vkládám do peněžního deníku jednotlivé naplánované transakce. Plánované transakce tak používám jako předem připravenou šablonu, která se mi v peněžním deníku objeví právě v tu správnou dobu. Pokud naplánovanou transakci na výpisu nenajdu (týkává se to například daní z úroků na běžném účtu), přeskočím ji - transakce tak z peněžního deníku zmizí a objeví se až příští měsíc.
Zadáte-li takto do plánovaných plateb každou svou předem známou transakci (byť by se opakovala třeba jen jednou), můžete tyto transakce pouzději využít i pro předpovědi. Jedna z věšteckých metod v KMyMoney je totiž založená i na plánovaných transakcích.
Závěr
Už jednou jsem avizoval ukončení tohoto seriálu. Jak ale vidíte, ukončit seriál o tak zajímavé aplikaci, jakou bezesporu KMyMoney je, není jednoduché. Podrobnější průzkumy provádím v oblasti rozpočtů a předpovědí. Pokud se mi podaří seřadit myšlenky o těchto tematech do publikovatelné podoby, určitě se o tom na abclinuxu dočtete.