Bravenec
Informační systémy
Kmymoney II.
Příprava na účtování
Abyste mohli začít využívat skvělých možností dobrého finančního přehledu, jak jej poskytuje KMyMoney, musíte účetnictví nastavit. Není to nic obtížného. I bez využítí šablon se mi jeví vytvoření institucí, účtů a kategorií jednodušší, než například v GnuCash.
Než začneme, upozorním na to, že ve všech ukázkách je použitá verze 3.98.1 pro KDE4. Tato verze nemusí být dosud běžně dostupná ve všech distribucích a starší verze pro KDE3 se může lišit (jen proto, abych zjistil rozdíly mezi oběma verzemi, si KDE3.5 a starší KMyMoney instalovat nebudu - na rozdíly proto nemohu upozornit).
KMyMoney je z velké části počeštěné. Pokud vám čeština nefunguje, můžete se pokusit přepnout jazyk aplikace: Menu Help, Switch Application Language, Primary Language Czech. Po přepnutí jazyka je třeba aplikaci restartovat.
Vytvoření institucí
Instituce jsou v KMyMoney přesně tím, čím se podle názvu jeví být - institucemi. Máte účet u Spořitelny? Potom jednou z institucí je Spořitelna. Většina lidí má účty u různých institucí. Prakticky každý má dnes alespoň jeden bankovní účet (například právě u spořitelny). Někdo má účtů více - potřebuje si tak vytvořit další instituce, například ČSOB, KB, FIO. Mnoho lidí mívá založené stavební spoření - institucí je tedy i vaše stavební spořitelna, například ČMSS. Máte hypotéku? Vaše hypoteční banka je instituce. Máte akciový účet v tuzemsku? Zaveďte si svého brokera. Máte akciový účet v zahraničí? I váš zahraniční broker je institucí - zaveďte si proto třeba Interactive Brokers.
Instituce může být i čistě vymyšlená, v reálném životě však existující - pro mnoho ne-mužů a ne-žen (nemyslím děti) je takovou imaginární, avšak existující institucí známá Mamabanka. I když je otázka, jestli kdy dosáhnete v Mamabance vyrovnané bilance a jestli není vhodnější vytvořit pro Mamabanku příjmový účet.
Já jsem si pro své interní potřeby zavedl imaginární instituci "Strožok". Ve strožoku mám zaúčtované peníze, které mám v peněžence, pár desítek euro, které mi zbyly z poslední zahraniční dovolené a nyní jsou zašité v matraci, a hrnec zlata zakopaný na zahrádce (až budu potřebovat porýt zahradu, neopatrně někde v blogu vyzvoním její souřadnice).
Instituci založíte snadno: v menu položka Instituce, Nová instituce nebo klikněte na ikonu v nástrojové liště. Formulář pro založení instituce je vyloženě primitivní:
Pro vytvoření instituce existuje zkratka - instituci lze založit při vytváření účtů.
Vytvoření účtů
Jakmile máte instituce vytvořené, můžete přikročit ke kroku dva - vytvoření účtů v institucích. I ty jsou přesně tím, čím se podle názvu jeví být - reálnými bankovními účty v opravdových bankách.
V některých bankách můžete mít účtů klidně více. Já mám například svůj běžný účet ve FIO. Zároveň zde mám založený lépe uročený spořící účet. Oba účty eviduji v účetnictví odděleně, přehled za celou instituci mi pak dává informaci o tom, kolik mám ve FIO peněz dohromady.
Máte-li kreditní kartu, je potřeba jí založit vlastní účet. Nepleťe si prosím, kreditní kartu s platební kartou vydávanou k běžnému účtu. Běžná platební karta strhává při platbách peníze z vašeho běžného účtu, zatímco při platbě kreditní kartou si půjčujete od své banky a na konci měsíce musíte bance svůj dluh zaplatit. Takže máte-li nefalšovanou kreditku, můžete tak mít například ve spořitelně svůj běžný i svůj kreditní účet a pokud k tomu připojíte ještě hypoteční účet, ví o vás spořitelna z vašich tří účtů více, než se bez pečlivého účetnictví kdy dozvíte o sobě vy sami.
Účet vytvoříte například z menu: Účet, Nový účet nebo kliknutím na ikonu v nástrojové liště. V prvním kroku stačí zvolit instituci, ve které je tento účet veden.
V dalším kroku účet pojmenujeme. Při volbě jména vyberte dostatečně výstižný název - pokud pojmenujete účet ve spořitelně jako "Běžný účet" a účet v ČSOB jako "Běžný účet", budete mít běžné účty dva. Ničemu to nevadí, ale při praktickém účtování budete mít ve svých běžných účtech zmatek, protože je nebudete moci okamžitě rozlišit. Čili "Běžný účet Spořitelna" a "Běžný účet ČSOB" jsou jména lépe zvolená.
Při zakládání účtu si vemte do ruky svůj poslední výpis a opište z něj datum a výši posledního zůstatku.
Vytváříte-li účet v cizí měně, zvolte jako měnu účtu příslušnou cizí měnu.
Pro zjištění aktuálního kurzu stačí kliknout na tlačítko "Online quote".
V dalším kroku můžete účty umístit do své stromové struktury účtů. Většinou to není třeba, ale někdy se vám může hodit, pokud rozdělíte třeba svůj běžný účet na dva imaginární podúčty: "Na běžné útraty" a "Rezerva na nájem".
Podobně vytvořte účty v každé vaší instituci.
Všechny vytvořené účty rozmístěné ve stromové struktuře si můžete prohlédnout v části "Účty".
Vytvoření kategorií
V předchozí části seriálu jsme si vysvětlili, jak je to vlastně s tou podvojností v podvojném účtování. Každá koruna, která přiteče na váš bankovní účet, se v reálném světě posílá z jiného bankovního účtu, nikdy nevznikne ve vzduchoprázdnu. Stejně tak i v podvojném účetnictví potřebujeme vytvořit ke svému bankovnímu účtu "reálný" protiúčet, ze kterého budeme převádět na svůj běžný účet peníze. Přesněji řečeno tento účet už v KMyMoney existuje a jmenuje se "Příjmy". Analogicky k tomu existuje i účet "Výdaje". V KMyMoney se tyto účty označují jako "Kategorie".
Příjmové a výdajové kategorie můžeme dále rozčlenit a sledovat tak své příjmy a výdaje mnohem detailněji. Můžeme chtít například sledovat své náklady na provoz automobilu. Zájímá nás, kolik nás auto stojí celkově, kolik z toho dělá benzín a kolik z toho dělají opravy a údržba? Vytvoříme si tedy kategorii "Auto" a další podkategorie "Benzín" a "Opravy a údržba". Známe-li dosavadní náklady, můžeme je vyplnit také:
Na další kartě zvolte příslušný nadřízený účet:
Vytvoření investic
Máte-li své peníze uložené v akciích, je situace nepatrně komplikovanější. U svého brokera máte v takovém případě obvykle deponované nějaké peníze (pokud za ně nemáte nakoupené akcie, pak tam tyto peníze pouze leží) - jde o obdobu běžného bankovního účtu, a dále zde máte akciový "účet", ve kterém máte evidované své akcie (u nás donedávna SCP, nově CDCP). Pro evidenci investic potřebujete vytvořit oba tyto účty. Při zakládání účtu zvolte druh účtu "Investice" a na další kartě zatrhněte volbu "Vytvořit makléřský účet":
V hotovém akciovém účtu pak můžete v části "Investice" vytvořit potřebné akciové tituly a zjistit na internetu jejich aktuální cenu. Ale o tom až někdy příště.
Na závěr
Strukturu potřebnou pro evidenci peněz máme nyní vytvořenou. Příště si ukážeme, jak se pracuje s peněžním deníkem. Zároveň si ukážeme, jak vytvořit plátce a k čemu konkrétně je evidence plátců v KMyMoney užitečná.
Nedočkavci si mohou vyzkoušet účtovaní již teď - stači poklepat v celkovém přehledu nebo v institucích na název účtu a otevře se vám peněžní deník zvoleného účtu.