Bravenec

Informační systémy

Kmymoney I.

Před lety jsem napsal pro abclinuxu seriál o domácím účetnictví GnuCash. V jednom ze svých zápisků v blogu: "Počítáte si své peníze?" jsem na sebe prozradil, že používám KMyMoney, načež se na mě obrátila redakce, jestli bych o KMyMoney nenapsal článek. Velice rád.

Poznámka k seriálu GnuCash: Začetl jsem se do do svých šest let starých zápisků a porovnal je se seriálem článků, který vám dnes nabízím. Myslím, že pokud chcete mít o svých financích dobrý přehled, není špatný nápad přečíst letmo i tento seriál. Najdete tam některé myšlenky, které jsem dnes nerozebíral, protože je považuji za naprostou samozřejmost, nebo mě vůbec nenapadlo je zmínit.

Co je KMyMoney

KMyMoney je domácí účetnictví pro KDE. Donedávna byla k dispozici pouze verze pro KDE3, i když na světě bylo už docela dlouho prostředí KDE4. Na srpen letošního roku (2010) je naplánované vydání finální verze, která by měla vyjít spolu s KDE SC 4.5. Momentální poslední vydaná verze je 3.98.1 (release candidate).

Účetnictví KMyMoney je poměrně snadné na používání, i když se ke mě občas dostávají nářky, že jim KMyMoney připadá složité a neintuitivní. U většiny lidí je to, myslím, způsobené spíše neznalostí principů podvojného účetnictví, což by ale mohl napravit tento seriál článků.

KMyMoney můžete najít na svých domácích stránkách: http://kmymoney2.sourceforge.net. Vzhledem k tomu, že verze pro KDE4 je ve stavu release candidate, dá se očekávat, že v mnoha distribucích bude k dispozici pouze starší verze určená pro KDE3. V mém oblíbeném Gentoo je poslední verze 3.98.1 pro KDE4 dostupná bez problémů.

Základní vlastnosti KMyMoney

Podvojnost účtování (ale KMyMoney na podvojnosti netrvá).
Přehledná stromová struktura účtů a kategorií příjmů a výdajů.
Evidence bankovních účtů, akciových účtů, hotovosti, kreditních karet, dluhů.
Sdružování účtů podle institucí (KB, ČSOB...).
Evidence příjmů a výdajů, možnost rozdělení do mnoha různých kategorií.
Vedení účtů v různých měnách, automatické získání směnných kursů z internetu.
Vedení akciového portfolia, automatické získání cen z internetu.
Evidence plátců a příjemců (obchodních partnerů).
Rozpočty a plánování.
Předpovědi.

Podvojnost

KMyMoney je účetnictvím podvojným. Podvojnost je jen pojem, není to nic, čeho byste se měli bát. V podvojném účetnictví počítali své peníze už benátští kupci před čtyřmi sty lety se svými omezenými prostředky (tužka a papír, maximálně abakus).

V praxi podvojnost znamená, že každá koruna, která projde účetnictvím, se zapisuje na dva různé účty. Představte si, že dostanete výplatu (nebo raději ne - jestli si musíte "představovat", jak vám chodí na účet výplata, raději si najděte nějakou práci a postarejte se, aby vám výplata chodila i ve skutečnosti, nejen v představách). V reálném světě vezme peníze banka z účtu vašeho zaměstnavatele a uloží je na váš osobní účet. Vidíte? Účty jsou dva - není možné, aby se peníze na vašem účtu objevily jen tak ze vzduchoprázdna.

Ve svém osobním účetnictví můžete snadno vytvořit škatulku s nápisem "Můj bankovní účet". Můžete vytvořit i škatulku s nápisem "Bankovní účet zaměstnavatele". Zatímco u svého bankovního účtu vidíte všechny transakce, na účtu svého zaměstnavatele vidíte pouze transakce, jimiž proudí peníze z účtu zaměstnavatele na váš osobní účet. Ale to vůbec nevadí - vás, jako řádného zaměstnance, který nestrká nos do cizích účtů, zajímají jen operace, které se týkají vašich financí.

Stejně jako v praxi, tak i v podvojném účetnictví jsou účty vždy dva. Váš osobní bankovní účet (ve vaší osobní kategorii "Aktiva") a bankovní účet zaměstnavatele (ve vaší osobní kategorii "Příjmy"). Máte-li více zaměstnavatelů, můžete jim s klidem vytvořit společný účet a pojmenovat ho třeba "Příjmy: Výplaty od zaměstnavatelů".

Podvojnost funguje podobně i v případě utrácení. Když platíte nájemné, peníze v reálném světě tečou z vašeho osobního bankovního účtu na účet vašeho pana domácího. I v účetnictví se tedy můžeme opičit po realitě a vytvořit dva účty: "Můj bankovní účet" (ten už máme, chodí nám na něj výplata z účtu zaměstnavatele) a "Bankovní účet pana domácího". Protože do bankovního účtu pana domácího nevidíme, můžeme si to zjednodušit a vytvořit ve svém účetnictví účet pojmenovaný "Výdaje: Nájemné".

Reálný život nejsou pouze bankovní účty. Čas od času musíte přijít do bankomatu, vybrat nějakou hotovost a uložit ji do peněženky. K účtu "Můj bankovní účet" tak musíme vytvořit další imaginární účet "Peneženka". Peněženka je tedy pro potřeby účetnictví jen dalším účtem, škatulkou, ve které se evidují peníze.

Stejně jako v praxi, i v podvojném účetnictví se při každém finančním pohybu berou peníze odněkud (jeden účet) a ukládají se někam (druhý účet). Pokud v reálném světě některý z účtů neexistuje (peníze v peněžence přece nejsou uložené na žádném bankovním účtu), v účetnictví se přesto takový imaginární účet vytváří.

Přečtěte si, co jsem psal o podvojnosti před šesti lety:
GnuCash - domácí účetnictví na úrovni - III

Stromová struktura účtů

V účetní praxi nevystačíme s jednoduchou strukturou účtů. Účty jsou v podvojném účetnictví už ze své podstaty tvořené stromovou strukturou. Základní účty, které stačí pro potřeby domácího účetnictví, jsou čtyři:

Aktiva - všechny vaše finanční prostředky, které můžete utratit: bankovní účty a peníze v hotovosti. Patří sem i další prostředky, které lze snadno proměnit na peníze: akcie, investice, hotovost v cizích měnách a podobně. Patří sem dokonce i peníze, které ještě nebo už nemáte - pohledávky: nezaplacené faktury (u podnikatelů) a peníze, které jste někomu půjčili (ty peníze jste neutratili, jednou se vám vrátí i s úroky).
Pasiva - všechny vaše dluhy, prostředky, které budete muse zaplatit. Může to být například hypotéka nebo kreditní karta či jakýkoliv jiný dluh, který musíte nebo budete muset zaplatit.
Příjmy - peníze, které získáváte na trhu: dostáváte je od zaměstnavatelů jako výplatu, úroky, výhry, odměny, tržby a podobně.
Výdaje - peníze, které utrácíte na trhu za služby a zboží: nájemné, jídlo, elektřina, pivo a úhrady za kadeřníka a kosmetický saloon.

Účty je účelné dále dělit. V účtu "Aktiva" má mnoho lidí evidované peníze jak z bankovních účtu, tak peníze na hotovosti. Je mnoho lidí, kteří mají několik bankovních účtů u různých bankovních ústavů, případně mají u jednoho ústavu účtů více. Já mám v aktivech například vytvořených devět různých účtů.

Dalším příkladem pro nutnost organizovat účty ve stromové struktuře jsou výdaje. Typický utraceč chce mít alespoň řádový přehled, kolik peněz utrácí za různé služby a zboží. Jednoduchá stromová struktura účtu pak může vypadat třeba takto:

Výdaje
- Domácnost
  - Telefon
  - Potraviny
  - Internet
  - Nájemné
  - Bankovní poplatky
  - Daně
- Hospoda
- Auto
  - Benzín
  - Údržba a opravy

Celé to funguje podobně jako podsložky v adresářové struktuře na disku v počítači. Na účtu (v adresáři) výdaje jsou vždy započítané prostředky ze všech podúčtů.

Instituce

KMyMoney používá pro přehlednější evidenci aktiv a pasiv navíc vlastnost nazvanou příhodně "Instituce" V Institucích si můžete založit každou banku, u které vedete účet. Je celkem jedno, jestli máte u banky účet s aktivy (běžný účet, spořící účet, infestiční font, akciový účet a podobně) nebo s pasivy (kreditka, hypotéka).

ČMSS
- Stavební spoření
Spořitelna
- Kreditní karta
ČSOB

Běžný účet ČSOB

Běžný účet FIO
Spořící účet FIO

Strožok

Peněženka

Pro své účely si já osobně vedu ještě instituci "Strožok" - umožňuje mi to evidovat, kolik peněz mám doma zašito v matraci a kolik zlata zakopáno na zahrádce.

Kategorie

Kategorie je jen jiné pojmenování účtů v Příjmech a ve Výdajích. Nicméně díky spojení s "Plátci" nemusí být "Kategorie" přesným ekvivalentem "Účtu", jak jej známe například z GnuCash (upozorňuji, že GnuCash jsem neviděl několik let a předpokládám, že jeho vývoj se v té době nezastavil).

Plátci

Nevím, jestli je položka "Plátci" vynálezem KMyMoney. V každém případě je tato položka docela užitečná a GnuCash, kteréžto účetnictvní jsem používal před lety, ničím podobným nedisponovalo, nebo to tam bylo před mými zraky pečlivě schováno.

O co jde: Peníze na mé bankovní účty mohou téci z různých zdrojů, ale protože jsem pouhý zaměstanec, pokaždé se takovému zdroji příjmu bude říkat mzda. V příjmových kategoriích se bude takový účet jmenovat "Výplata". Protože ale nejsem lenoch a mám dvě různá zaměstnání, budou muset být účty, ze kterých mi výplata chodí, dva. V jiném účetnictví (GnuCash) bych takovou situaci řešil vytvořením dvou účtů v příjmech: "Příjmy: Výplata: Hlavní zaměstnání" a "Příjmy: Výplata: Vedlejšák".

Stejně, jako mi může plynout mzda z více zdrojů, mohu za stejnou kategorii zboží, například za potraviny, utrácet u různých dodavatelů. Jednou koupím svou skývu chleba a balenou vodu v Albertu, podruhé v Lidlu. Pokud chci takovou situaci účetně rozlišit, vytvořím dva účty v příjmových kategoriích: "Výdaje: Potraviny: Albert" a "Výdaje: Potraviny: Lidl". Potud nic nového a překvapivého.

Jiná situace nastává, pokud jsem například podnikatel a některý z mých dodavatelů je zároveň konzumentem mých služeb nebo zboží. Jednou od něj nakupuji, jednou mu prodávám. Potom bych musel vytvořit příjmovou kategorii "Příjmy: Od mého chlebodárce" a další kategorii "Výdaje: Mému chlebodárci". Pokud bych měl účty takto rozdělené, neexistuje jiná možnost, jak zjistit celkovou bilanci na účtech "Můj chlebodárce", než sebrat obě hodnoty a ručně je porovnat. Názorným příkladem jsou třebas banky - jednou jim já platím bankovní poplatky, podruhé oni mě platí úroky.

KMyMoney na tuto situaci pamatuje a umožňuje vytvořit takzvané "Plátce". U každého takového plátce mám přehled o všech provedených transakcích (jak příjmových, tak výdajových) a o celkové bilanci. Navíc si můžu o každém plátci evidovat některé další údaje s penězi přímo nesouvisející.

Peněžní deníky

Většinu práce s účetnictvím budete provádět právě v peněžním deníku. Každý účet má svůj vlastní deník. Díky podvojnosti se každá transakce vyskytuje ve dvou různých peněžních denících (například výplata se objeví v účtu "Bankovní účet" a v účtu "Příjmy").

Položky v peněžním deníku jsou to, co byste pravděpodobně evidovali, pokud byste si vedli své účetnictví v tabulkovém kalkulátoru (a vše ostatní z podvojného účetnictví byste nejspíš ignorovali).

Položky v peněžním deníku mohou mít různé stavy (anglicky states, ale mám to překládat jako "statusy"?) Podle stavu položky můžete rozeznat, jestli je položka rozpracovaná, předběžně schválená nebo uzavřená (tj. porovnaná s bankovním výpisem, zkontrolovaná, odsouhlasená a odsunutá do archivu).

Investice

V KMyMoney můžete evidovat i své investice do akcií či jiných prostředků s pohyblivou cenou. Přiznám se, že tuto možnost v KMyMoney nepoužívám, ale v některém z dalších dílů seriálu bych mohl tuto vlastnost KMyMoney rozebrat.

S investicemi vzdáleně souvisí vedení účtu v cizích měnách. KMyMoney s cizími měnami nemá problém. Ve všech přehledech mám dostupnou informaci jak v příslušné cizí měně, tak informaci přepočítanou na koruny. Se zadávání kursů se nemusím příliš trápit - KMyMoney umí stáhnout aktuální kurs automaticky (pro své dolarové a eurové účty využívám informace z Yahoo). Podobně, jako dovede KMyMoney zjistit směnné kursy cizích měn, dovede zjistit i aktuální ceny akcií. I když mám zlou předtuchu, že na Yahoo pravděpodobně nezjistíte cenu ani jednoho z toho půltuctu titulů obchodovaných na BCPP.

Výkazy

Účetnictví by bylo celkem k ničemu, pokud by se z něj nedaly vydolovat nějaké užitečné informace. V oblasti výkazů mi přijde KMyMoney mírně chudší, než GnuCash, ale přesto jsou dostupné informace více než dostačující.

Rozpočty

O dalších dvou vlastnostech KMyMoney, o Rozpočtech a o Předpovědích, se mohu zmínit jen teoreticky, protože je nepoužívám. Než se mi podaří napsat další díl seriálu, snad se mi povede nastudovat obě vlastnosti dostatečně na to, abych o nich mohl něco konkrétního napsat. Takže zatím aspoň stručně:

V rozpočtech si můžete naplánovat své pravidelné či jednorázové výdaje. Spolu s předpovědí pak můžete plánovat své finance na měsíce či roky dopředu.

Předpovědi

Jakmile vedete účetnictví alespoň několik měsíců, fungují předpovědi v KMyMoney víceméně samy. Předpovědi zjištují periodické změny na vašich účtech a na jejich základě jsou schopné spočítat budoucí částky na účtech (pouze na účtech Aktiv a Pasiv). Třiadvacátého září tak budu mít například na svém běžném účtu minus čtyři tisíce Kč (evidentní blbost - nemám kontokorent). U spořících účtů už předpovědi dávají mnohem realističtější výsledky.

Na závěr

Tolik na úvod ke KMyMoney stačilo. Příště si připravíme účetnictví k praktickému používání. Vytvoříme Instituce a účty (v různých měnách) a podíváme se, jak aktualizovat automaticky měnové kursy. Nakonec si vytvoříme nějaké příjmové a výdajové kategorie.

Přejít na navigaci stránky