Bravenec
Informační systémy
GnuCash - podvojnost, transakce
Minule jsme si založili hierarchickou soustavu účtů (účetní tomu říkají účetní osnova). Dneska zkusíme vytvořit nějaké transakce.
Před tím ale musím vysvětlit, co to vlastně ta znamená "podvojnost" v podvojném účetnictví. Vedete-li si dnes finance v nějaké formě jednoduchého účetnictví, například pro potřeby finančního úřadu, pravděpodobně pouze evidujete příjmy a výdaje. Jediná užitečná informace je v takovém případě výše příjmů a výdajů a rozdíl těchto částek - z rozdílu se pak platí daně. Finančnímu úřadu je jedno, jestli vydělané peníze skladujete zašité ve slamníku nebo v bance. Vydělané peníze odepíšete z účtu "Příjmy" a imaginárně je připíšete na účet "Vlastní kapsa". Tento účet ale nikde v jednoduchém účetnictví nefiguruje. S výdaji je to podobné. Finančnímu úřadu a tedy i jednoduchému účetnictví je úplně jedno, odkud se vzaly peníze, které jste utratili.
V podvojném účetnictví se provádí každá transakce nad dvěma účty. Peníze, které se odepíší na jednom účtu na straně dal (opět jsem sáhnul do názvosloví z firemních finančních účtáren), se v druhém účtu připíší na straně má dáti.
Představte si, že se vám nedostává financí na bankovním účtu spořitelny, zato v KB máte peněz dost. Ukončíte Linux, nastartujete microsoftovo windowsové bankovnictví Mojebanka, převedete peníze na účet spořitelny. Ukončíte Windows, nastartujete Linux, a když se podíváte ve svojí Mozille na účet ve spořitelně, uvidíte podvojnost v praxi. Peníze, které jsme odepsali z jednoho účtu, jsme připsali na druhý účet. Mlčky jsem teď předpokládal, že peníze už ve spořitelně jsou - ve skutečnosti si pár dní počkáte. V účetnictví se pro tyhle účely používá účet Aktiva:Peníze na cestě.
Podobným způsobem jako převod peněz mezi bankovními účty se v podvojném účetnictví účtuje naprosto vše. Peníze které z jednoho účtu odepíšeme, se musí na některý účet opět připsat. Nelze vzít z některého účtu peníze a nepřipsat je na druhý účet.
V reálném světě se vám samozřejmě může stát, že pošlete peníze z KB do spořitelny, ale peníze se nenávratně ztratí. Chybu poznáte snadno. Sečtete všechny částky, které jste poslali z KB a porovnáte je se součtem částek, které dorazily do spořitelny. Stejná kontrola existuje i v podvojném účetnictví.
V podvojném účetnictví má každý účet dvě strany: stranu má dáti a stranu dal. Na stranu má dáti zapisujeme všechny prostředky, které z účtu čerpáme, na stranu dal zapisujeme všechny prostředky, které na účet vkládáme. Součet strany má dáti v celém účetnictví musí být shodný se stranou dal. Není-li, máte v účetnictví chybu. Odněkud někam nedorazily peníze.
Konkrétní transakci vidíte na obrázku. Schválně jsem vyrobil obrázek obou oken GnuCash - jak hlavního okna, tak okna účetní knihy. V okně účetní knihy je vidět, jakým způsobem je podvojnost nenásilně zajištěna v GnuCash. Dvojklikem na účet Aktiva:Bankovní účty:KB:Běžný účet v hierarchii účtů jsem zvolil jednu stranu transakce. Protiúčet jsem vybral ve sloupci "Převod" (trochu nevhodný překlad, volil bych spíše výraz protiúčet). Dále jsou sloupce "Uložit" a "Výběr". Peníze z účtu KB odesíláme, zapíšeme tedy částku do sloupce "Výběr". Když transakci zapíšeme (tlačítkem Vložit nebo klávesou Enter), vytvoří se automaticky i zápis na protistraně transakce. Přesvědčit se můžete tak, že dvojkliknete v hlavním okně na účet Aktiva:Bankovní účty:Spořitelna, čímž se vám otevře účetní kniha k tomuto účtu. Někdy je pohodlnější a rychlejší cestou najet kurzorem na transakci, která nás zajímá, a kliknout na tlačítko "Skok".
Jiným způsobem, jak převést peníze z účtu na účet, je formulář "Převod". Formulář vyvoláte například z menu Akce->Převod nebo tlačítkem "Převod" v účetní knize.
Transakce ale nemusí mít pouze dvě strany. Často je vhodné rozdělit transakci na více řádků. Takovým typickým příkladem je u mě výplata (ve firemním účetnictví bývá typickým příkladem zase DPH). Přijdou mi peníze na účet a já chci něco odložit na dovolenou, něco na pojištění, něco na nájem, něco na telefon a zbytek nechat na volné utrácení. V účetní knize začnu s vyplňováním transakce jak bylo výše popsané (tip: datum lze inkrementovat/dekrementovat klávesami plus a mínus), ale před vyplňováním protiúčtu a částek kliknu na tlačítko "Rozdělení". Na přiloženém obrázku jsem začal tvořit transakci v účetní knize účtu Příjmy:Mzda:Solartec, celkovou částku píšu do sloupce "Příjmy". Tabelátorem se přepínám mezi jednotlivými políčky a vyplňuji popisy a jednotlivé částky. Protože jsem jako první vypsal celkovou částku ve sloupci "Příjmy" a doplňuji údaje do sloupce "Účtovat", automaticky se mi dopočítává částka, kterou ještě musím někam zaúčtovat.
Při tvorbě rozdělených transakcí je snadné vyrobit chybu. GnuCash nedovolí takovou transakci zapsat a nabízí několik možností, jak strany má dáti a dal v transakci vyrovnat. Téměř nikdy nedopadlo dobře, když jsem se v něčem spolehnul na počítač. Ta poťouchlá škatule mi vždy udělala nějaký naschvál - snažím se tedy vyrovnat částky ručně.
Zadávání účetních transakcí si lze usnadnit. Účetní kniha má jednu milou vlastnost. Při vyplňování transakcí se vyhledává podle popisu podobná transakce v historii a když jste s nalezenou transakcí spokojení, tabelátorem přeskočíte na další políčko a opravíte například pouze částku. Ostatní údaje se doplní automaticky z dříve zadané transakce. Funguje to i u rozdělených transakcí. Vlastnost je to většinou příjmená, ale někdy vám díky tomu GnuCash tvrdošíjně nutí věci, které nechcete, a snaží se ve vás vyvolat dojem, že je chytřejší než vy.
Mimo to lze pravidelně se opakující transakce generovat automaticky. Nástroj pro editaci plánovaných transakcí lze najít v menu Akce->Plánované účetní položky.
Po skončení práce s účetnictvím, nejlépe hned po zadání všech transakcí, nezapomeňte vše uložit - v hlavním okně tlačítkem "Uložit".
Osouhlasení účtu, uzávěrka
Jak už jsem uvedl v úvodním článku tohoto seriálu, některé transakce, které se do účetnictví zadávají, nemusí být v definitivním stavu. Typickým příkladem je platba kartou, zvláště v případě, že platíme embosovanou kartou na imprinteru v zahraničí nebo při nákupu přes internet. Často trvá několik dní až týdnů, než se platba uskuteční a peníze jsou odečteny z účtu. Během této doby se často změní kurz cizí měny a částka v době uskutečnění obchodu může být i dosti odlišná od částky, kterou vám banka nakonec strhne z účtu.
V GnuCash se dají jednotlivým záznamům přiřadit různé stavy - příznaky. Všimněte si, že nemluvím o transakci, ale o jednom řádku z celé transakce. Každý záznam v transakci má vlastní příznak. Stav záznamu se zobrazuje v účetní knize ve sloupci "O" (marně přemýšlím, co to může znamenat a anglickou verzi jsem líný nastartovat). Záznam může mít tři různé příznaky: "N, V, O". Jak si troufám odhadnout, stav "N" znamená "Nevyčištěný". Tento příznak dostává každý nový záznam a ponechává si ho, dokud není změněn. Kliknutím můžete změnit příznak na "V" - "Vyčištěný". Po uzavření (odsouhlasení) účtu se stav změní na "O" - "Odsouhlasený".
Na výpisu z banky (alespoň na výpisech z Komerční banky to tak je) jsou na konci vypsané zůstatky v jednotlivých dnech. Účet mohu v účetnictví považovat za uzavřený, až když souhlasí všechny položky na výpise i v účetnictví, a když sedí konečný zůstatek v konkrétním dni na výpisu i v účetnictví. Nástroj pro uzávěrku vyvolám v hlavním okně z nadřízeného účtu Aktiva:Bankovní účty:KB položkou v menu Akce->Odsouhlasit. Před otevřením okna je nutné opsat z bankovního výpisu ještě datum a zůstatek na účtu.
Potom už jen zaškrtávám všechny položky na výpisu a v okně uzávěrky a postupným opravováním a doplňováním údajů se snažím dosáhnout shody. Částka, červeným písmem napsaná v dolní části okna, mi ukazuje, jak se mi daří - u úspěšné uzávěrky musí být rozdíl mezi daty v účetnictví a zadaným zůstatkem nulový.
Uzávěrku není třeba dokončovat okamžitě. Máme možnost rozpracovaný stav odložit (v menu Odsouhlasit->Odložit) a až po uvedení do naprostého pořádku ukončit (v menu Odsouhlasit->Dokončit). Uzavřené, odsouhlasené záznamy dostanou příznak "Odsouhlaseno". Příště už se v okně uzávěrky neobjeví.
Velmi podobně jako s bankovním účtem se pracuje v účetnictví i s kreditní kartou. Ale o tom si povíme až příští týden. A aby toho nebylo v dalším díle málo, připojil jsem ještě informace o účtování cenných papírů a cizích měn.