Bravenec
Informační systémy
GnuCash - instalace
GnuCash je k nalezení na stránkách projektu. Jednou jsem zkoušel instalovat přímo RPM balíčky, ale právě u GnuCash jsem nebyl ani trochu úspěšný. Instalace GnuCash ze zdrojových tvarů byla nakonec mnohem jednodušší. Přiznám se, že od té doby jsem už s RPM balíčky neexperimentoval.
Na stránkách projektu jsou přehledně vyjmenované balíčky potřebné pro úspěšný překlad. Část z těchto knihoven jsem našel přímo ve svém systému (RH8), bylo nutné pouze doinstalovat devel balíčky knihoven. Ostatní balíčky jsem překládal.
Program jsem instaloval klasickou trojící
./configure; make; make install
Narazil jsem jen při překladu modulu src/tax/us/test/test-link-module. Nedělal jsem si s tím příliš těžkou hlavu. Podle názvu adresáře se inkriminovaný kus kódu týká daní v USA, což je oblast pro mě absolutně nezajímavá. Jemným zásahem do Makefile v nadřízeném adresáři src/tax/us jsem modul vyloučil z překladu. Stačilo opravit řádek
SUBDIRS = . test
na řádek
SUBDIRS = .
Celý překlad poté proběhl v naprosté pohodě a zdá se, že ani programu GnuCash nevadí, že má o jedno malé kolečko méně.
Nechce se mi dále rozebírat instalaci, která je u většiny dnešních programů pro Linux & spol. podobná. Budu předpokládat, že instalaci máme za sebou, a budu popisovat raději samotnou práci s účetnictvím.
Šablony
Při prvním nastartování je účetnictví naprosto holé, bez dat a bez vytvořené hierarchie účtů. Protože smysluplná tvorba účtů může být náročná a těžko pochopitelná pro uživatele bez zkušeností s postupy v podvojném účetnictví, je dobré použít poprvé šablony účtů a až postupně dotvořit účty podle svých představ. Bohužel šablony nejsou dosud přeložené do češtiny. Není ale příliš velký problém použít slovenský překlad (předpokládám, že gnucash je nainstalovaný v defaultním adresáři):
cd /usr/local/share/gnucash/accounts; ln -s sk cs
Po nastartování programu se na šablony dostanete v menu Soubor->Nový soubor. Pro začátek se hodí označit "Běžné účty". Pro spoustu lidí může být užitečná i volba "Hypotekárny úver" nebo "Ostatné požičky".
Na další obrazovce se dostanete na zadání počátečních zůstatků na účtech. Zde se od vás chce, abyste sebrali výpisy z banky, spočítali drobné v peněžence, spočítali dluhy a vše zapsali do příslušných účtů.
Tvorba účtů podle šablon mi nikdy nevyhovovala. Hierarchie je vytvořená příliš obecně a nedovede ani zdaleka postihnout vše, co bych chtěl evidovat. Účty lze naštěstí vytvářet i ručně. Přesto lze šablony považovat za užitečnou pomůcku. Z předem připravených šablon lze načerpat mnoho inspirace. Nenechte se pouze inspirovat "Platební kartou". V tom místě hierarchie, kde je ve slovenském překladu "Platební karta" umístěna, může jít pouze o kreditní kartu (s vlastním kreditním účtem v bance). U nás obvyklá debetní karta k bankovnímu účtu žádný zvláštní účet nepotřebuje.
Hierarchie účtů
Zkusím rozebrat, jaké účty mohou vyhovovat většině uživatelů. Opusťme hierarchii účtů vytvořenou podle šablon (Soubor->Nový Soubor, Zrušit) a zkusme vytvořit celou hierarchii účtů ručně.
Příjmy & Výdaje
Určitě snad každého budou zajímat příjmy a výdaje. To jsou účty, které tvoří základ jednoduchého účetnictví. Ani v podvojném účetnictví tedy nemohou chybět.
Na liště klikněte na Nový (nebo v menu Soubor -> Nový účet). Ve formuláři vypište kolonku "Jméno účtu" (Příjmy). Vyberte "Typ účtu" (Příjmy). U účtu příjmů se dá předpokládat, že bude veden v hlavní měně, komoditu nechejte v českých korunách. Zaškrtněte volbu "Drží místo" - za chvíli vysvětlím proč. Počáteční zůstatky vás pravděpodobně nebudou zajímat. Ty byste vyplňovali pouze v případě, že byste přecházeli z jiného účetnictví. A můžeme odkliknout "OK". Stejný způsobem vytvořte účet pro výdaje.
Účty v GnuCash jsou hierarchické, stejně jako účty v jakémkoli běžném systému podvojného účetnictví. GnuCash má pro uživatele navíc to velikou výhodu, že se účty na obrazovce řadí do hierarchického stromu a jsou tak na první pohled patrné vzájemné vztahy mezi jednotlivými účty.
Většina z vás bude nejspíš v nějakém zaměstnaneckém poměru. Můžete si tedy vytvořit podúčet Příjmy:Mzda. Je možné, že občas vyměníte zaměstnavatele. Ne-li dnes, určitě v budoucnu. GnuCash se vám bude líbit a budete jej používat dlouhou dobu. Je proto vhodné myslet už dnes na zítřek. Vytvoříme si další podúčet Příjmy:Mzda:Solartec (můj současný zaměstnavatel). Píšete články pro Abc Linuxu nebo Root a berete za to honoráře? Vytvoříme podúčty Příjmy:Honoráře:AbcLinuxu a Příjmy:Honoráře:Root. Máte bankovní účet? Dozajista vám občas přípíšou nějaké úroky. Příjmy:Úroky:KB, Příjmy:Úroky:Spořitelna. No a občas určitě najdete desetník pro štěstí, nebo se dostanete k penězům úplně jiným způsobem, o kterém nyní nemáte nejmenší tušení. Příjmy:Ostatní.
Nyní si můžeme vysvětlit, k čemu slouží volba "Drží místo" při tvorbě účtů. Do takového účtu nelze účtovat, nelze v něm mít žádné položky a ani se při účtování nenabízí. Účet slouží pouze k tomu, aby se v něm vytvářely další podúčty. Když se podíváte na vytvořenou hierarchii v účtu "Příjmy", vidíte, že je pamatováno na všechny možné případy a do samotného účtu "Příjmy" není potřeba nic účtovat.
U výdajů si lze vymýšlet s ještě větší fantazií. Nejspíš se u vás objeví účty na sledování nájmu, náklady na auto (opravy, benzín, ručení a parkovné zvlášť), potraviny, bankovní poplatky (opět pro každou banku zvlášť, máte-li účet ve více bankách). Já sleduju ještě náklady na dovolenou, koníčky (fotografie), na hospodu, čajovnu (fakt je možné, že utratím více za čaj než za pivo!?), knihy, kulturu, šperky, kontaktní čočky, ošacení, telefon, elektřinu, vodu, plyn.
Čas od času přepočítám drobné v peněžence a porovnám sumu s údajem v účetnictví - obvykle mi pár desetikorun chybí. Určitě jsem je utratil, nikdy si ale nedovedu vzpomenout kde a za co. Proto u mě nechybí ani účet Výdaje:Korekce, kam účtuju všechny nesrovnalosti v hotovosti.
Aktiva & pasiva
Jednoduchému účetnictví stačí účty příjmů a výdajů. Hierarchická struktura účtů v podvojném účetnictví dovoluje tyto dva účty rozdělit na podúčty a sledovat tak peníze s mnohem lepším rozlišením.
Jenomže v reálném světě, když vyděláme nějaké peníze, obvykle, než je stačíme utratit, se ocitnou na našem bankovním účtu nebo v peněžence a některým tam mohou pobýt i docela dlouhou dobu.
Proto v podvojném účetnictví můžeme jít ještě dál. V jednoduchém nás nezajímá, co se s penězi děje když je dostaneme, a ani nás nezajímá, odkud peníze bereme, abychom je mohli utratit (pozor - účet "tiskárnička ve sklepě" patří do příjmových účtů). Chybí nám účty s přehledem aktiv - bankovní účty, hotovost v peněžence, úspory v prasátku i ve stavební spořitelně, pohledávky - a s přehledem pasiv - kreditní karty, závazky, hypotéky, dluhy, mohou sem patřit i počáteční stavy účtů.
Vytvořme si v prvé řadě účet s Aktivy. Potom vytvořte účet Aktiva:Banky. Už při vytváření příjmových a výdajových účtů jsme počítali s tím, že budeme sledovat peníze na dvou bankovních účtech. Vytvoříme tedy další účet Aktiva:Banky:KB. Tentokrát ale budeme muset pravděpodobně zadat i počáteční zůstatek.
Vezměte si poslední výpis z banky a opište poslední zůstatek a datum do kolonky "Zůstatek". Nyní se můžeme rozhodnout, kam zaúčtovat počáteční zůstatek. Defaultně nabízená možnost "Použít účet Vlastní jmění Počátečních zůstatků" není špatná volba. Často se vytvářejí počáteční zůstatky v účtech Pasiv - na sestavách figurují Pasiva a Základní jmění ve stejných nebo podobných kolonkách.
Nenastavíte-li počáteční zůstatky nyní, nic se neděje. Počáteční zůstatky jsou v účetnictví vedené jako normální, bežná transakce a je možné počáteční zůstatky doplnit nebo opravit dodatečně.
Mezi aktiva se počítají i pohledávky. To jsou peníze, které jste někomu půjčili a dotyčný vám je dosud nevrátil. V běžné praxi se do pohledávek účtují dosud nezaplacené faktury. Někomu jste poskytli zboží či služby, ale dotyčný vám dosud nezaplatil. Peníze sice ještě nemáte, ale předpokládáte, že je v nejbližší budoucnosti dostanete. Můžete s nimi počítat už teď.
Do pasiv patří všechny dluhy, hypotéky a závazky. Patřila by sem i kreditní karta, kterou jsem zmiňoval v části o šablonách. Nakonec by sem mohla patřit i obvyklá debetní karta. Při platbě kartou se peníze na účtu na několik dní zablokují a z účtu se strhávají až později. Peníze sice máte, ale už nyní předpokládáte, že je v nejbližší budoucnosti mít nebudete.
Úplně na konec jsem rozdělil bankovní účet KB na několik podúčtů - hromádek, abych měl lepší přehled o potřebných rezervách na nutné výdaje a abych dokázal rychle zjistit, kolik peněz si můžu dovolit utratit (účet Aktiva:Bankovní účty:KB:Běžný účet). Protože jsou účty hierarchické a v nadřízených účtech se sčítají částky za všechny podúčty, mám tak i okamžitý přehled o celkové částce na účtu.
Dnes jsme vytvořili hierarchii účtů a příští týden se konečně pustíme do účtování. Vysvětlíme si princip podvojného účtování, ukážeme si, jak převádět peníze z účtu na účet a k čemu je účtování na více účtů najednou. Nakonec si ukážeme, jak vést evidenci bankovního účtu, co dělat s bankovním výpisem, a jak zajistit konzistenci reálného bankovního účtu s účtem v GnuCash.