Bravenec
Informační systémy
GnuCash - úvod
Ve většině diskuzí o Linuxovém účetnictví se někdy mlčky a někdy nahlas uvažuje o použití ve větším firemním prostředí. Uživatelé by chtěli mít v účetnictví mzdy, sklady, daně, internetový objednávkový systém, hodinky s vodotryskem a sap. Celé to musí jet v transakční databázi, aby byla zajištěna integrita dat, zároveň to musí být schopné fungovat i nad MySQL. Účetnictví musí být jednoduché, protože v jednoduchém účetnictví účtuje veliká spousta živnostníků a firem, ale taky musí být podvojné, protože jednoduché je příliš složité a nelze v něm udržet patřičný přehled.
Malý živnostník nebo i jen obyčejný zaměstnanec, který si chce udržet dobrý přehled o svých financích, nic takového nepotřebuje. Viděl jsem různá řešení - od vedení živnostenského účetnictví na papírech až po jednoduché tabulky v excelu. Narazil jsem i na nešťastníky, kteří si přes známého koupí počítač s kdovíkde sebranými Windows, nechají si nainstalovat podobně získané účetnictví "Supersimpleúčto XP 2004 verze 11.9" a podobně řeší i podporu: "Čau kámo, tebe jsem už dlouho neviděl. Nechceš se stavit na štamprli slivovice... jó, nemohl by ses mi při té příležitosti podívat na počítač?"
Pro tyto malé uživatele existuje v Linuxu skvělé řešení - GnuCash. Je to účetnictví orientované především na domácí použití. Lze v něm sledovat finanční náklady na bydlení, provoz domácnosti či koníčky, příjmy z různých zdrojů, úspory a jejich uložení na různých účtech v různých bankách či v cenných papírech a mnoho dalších věcí. Těžko s ním lze sledovat sklady, vystavovat faktury nebo počítat mzdy. Pro rozsáhlejší podnikové prostředí je účetnictví GnuCash nepoužitelné.
Ale dost obecných úvodních řečí a podívejme se, co můžeme od GnuCash čekat:
Podvojnost
I když je GnuCash účetnictvím určeným pro malé uživatele, je účetnictvím striktně podvojným. Nešťastně zvolené označení "jednoduché účetnictví" pro vedení knihy příjmů & výdajů (tedy jednoduché účetnictví) může v někom vyvolat dojem, že z toho automaticky plyne podvojné = složité. Ale není se čeho bát. Díky podvojnosti naopak získalo účetnictví GnuCash osvědčený nástroj pro dosažení vynikajícího finančního přehledu a principiální kontrolu zadávaných dat.
Stromová architektura účtů
Proti obecným zvyklostem zde neexistuje nic jako číslo účtu. Zato je hlavní kniha rozdělená do hierarchického stromu, organizovaného podobně jako adresáře na disku počítače. I když je normální podvojné účetnictví svým číslováním organizované velmi podobně, takto je pro laika celá struktura mnohem lépe pochopitelná, viditelná na první pohled.
Hierarchicky lze rozdělit i peníze ležící v reálném světě na jediné nerozdělené hromádce. Takto mám rozdělený například běžný bankovní účet. Od každé výplaty, která mi na účet v bance přijde, odložím část na nájem, pojištění, telefon a podobné pravidelné výdaje. Co zbyde, zůstane na podúčtu pro volné použití. Celkovou částku na bankovním účtu mohu získat a porovnat například s výpisem z banky v hierarchicky vyšším účtu.
Šablony účtů
Vytvoření hierarchie účtů může být dosti obtížná záležitost pro uživatele, který nemá zkušenosti s podvojným účetnictvím a není sžitý s postupy z podvojného účtování. V GnuCash pro ulehčení existuje několik šablon pro tvorbu účtů. Šablony se přidávají jedna k druhé. V šablonách lze najít hotové předlohy účtů potřebných například pro vlastníky nemovitosti (a hypotéky), pro sledování nákladů na provoz auta, leasing, pojištění, příjmy z pronájmu nemovitostí a podobně.
Cizí měny
GnuCash může vést účetnictví v několika měnách. Jednu měnu je nutno zvolit jako primární - na tu se pak přepočítávají všechny ostatní měny. Práce s různými měnami je v GnuCash velmi jednoduchá a pohodlná. Kurz jednotlivých měn není pevný, fixní. Kurzovní lístek lze zadávat třeba každý den. Při obchodování v cizí měně se pak přepočítávají částky podle kurzu aktuálního v den obchodu.
Cenné papíry
Cenné papíry (akcie, obligace apod.) se chovají v GnuCash podobně jako cizí měna. Jejich kurz se mění, cena při nákupu může být rozdílná od prodejní ceny. Jako cenný papír lze sledovat například stravenky. Jejich cena se sice nemění, ale přístup ke stravence jako k cennému papíru umožňuje evidovat počet stravenek a mít zároveň přehled, jaká je hodnota stravenek a co si za ně můžu koupit, když místo na oběd půjdu nakupovat do obchodu.
Sestavy
V GnuCash je k dispozici několik desítek užitečných grafů a sestav. Mě nejvíce zajímá rozdělení nákladů (koláčový graf), sloupcový graf příjmy/výdaje/zisk a sloupcový graf výdajů po měsících. Pomocí těchto tří grafů si obvykle dovedu vytvořit strategii pro své chování v nejbližší budoucnosti - můžu utrácet nebo musím šetřit?
Grafy a sestavy jsou dobře konfigurovatelné - lze si vybrat období, za které se graf generuje, účty, hloubku zanoření v hierarchii účtů a podobně.
Pro tvorbu výstupů se v GnuCash používá jazyk Scheme. Sestavy se generují do HTML a pro jejich zobrazení se používají knihovny gnome. Bohužel je zde problém se zobrazením českých znaků, GnuCash znaky s nabodeníčky jednoduše ignoruje (sestavy jsou generované v UTF8 a já si s tím nedovedu poradit).
Odsouhlasení účtu, uzávěrka
Velmi užitečné je v GnuCash označování záznamů. Záznam, který do GnuCash vložíme, je považován za rozpracovaný. U takového záznamu se přímo předpokládá, že se může časem ještě měnit a není definitivní. Příkladem může být platba kartou. Zaplatíte-li v obchodě kartou, nevíte předem, kdy obchodník uplatní svůj nárok a kdy se vám peníze z účtu strhnou. Účetně mohou být peníze utracené, ale stále jsou na bankovním účtu a je možné s nimi disponovat (pomineme-li blokaci). Při platbách přes imprinter není vyjímkou, že vám banka strhne peníze z účtu až po několika týdnech. Platíte-li kartou v zahraničí, kurz cizí měny platný v době uskutečnění obchodu a v době uskutečnění platby se může i dost významně lišit. Předběžně lze obchod zaúčtovat a transakci skutečně dokončit až po obdržení výpisu z banky. Pomocí jednoduchého nástroje lze účet uzavírat postupně - porovnávat jej s bankovním výpisem, opravovat chyby, doplňovat případné chybějící údaje a chronologicky podle výpisu přizpůsobovat informace v účetnictví skutečnému stavu financí.
GnuCash není účetnictví určené pro podnikatele, ale pro domácí uživatele. Proto je možné údaje takřka libovolně mazat a přepisovat. Je možné přepsat i uzavřené transakce, i když v takovém případě program GnuCash protestuje a operaci nedoporučuje.
Podnik, import & export, online připojení
I když jsem v úvodu zmiňoval, že GnuCash nelze použít pro podnikové prostředí, jisté možnosti použití v podnikatelské praxi zde jsou. GnuCash umí evidovat zákazníky, dodavatele, zaměstnance, vystavovat faktury, účtovat mzdy zaměstnancům (účtovat není totéž co počítat). Pro americké uživatele může být GnuCash pravděpodobně dobrým pomocníkem i při tvorbě daňového přiznání. Při práci s cennými papíry či s cizí měnou umí GnuCash získat online informace o cenách. Do prostředí GnuCash lze ve formátu QIF importovat údaje z jiných účetních programů (Microsoft Money, Quicken/QuickBooks, Moneydance a další - neznám ani jeden). Protože netuším, jakým způsobem lze uvedené možnosti v našich podmínkách využít, nebudu se jim v dalších dílech seriálu věnovat.
Prostředí
Program GnuCash je takřka plně počeštěný. V současné verzi (1.8.8) jsou pouze šablony ve slovenštině.
Data se ukládají v XML souborech. Databázi může mít současně otevřenou pouze jediný uživatel. Data lze údajně ukládat i v databázi PostgreSQL. Tím prý lze odstranit omezení na jediného uživatele. Na druhou stranu byla podpora PostgreSQL ukončena před několika lety a při spolupráci s PostgreSQL nelze využít nové možnosti GnuCash.
Účetnictví GnuCash je vytvořené pro prostředí Gnome.
Celý seriál bude orientovaný hlavně na uživatelskou a ekonomickou stránku problému. Už příště si vysvětlíme, jak vytvořit smysluplnou hierarchii účtů. V dalších dílech si pak ukážeme, jak se účtuje v podvojném účetnictví, co dělat s výpisem z banky, povíme si něco o kreditních kartách a nakonec si ukážeme, jaké informace lze z pečlivě vedeného účetnictví získat.