Přejít na obsah stránky

Přejít na obsah stránky

Přejít na navigaci stránky

Egroupware - Projekty, pracovní výkazy

Úvod k řízení projektů

Moje první letmé seznámení s řízením projektů před více než deseti lety obstaral MS Project (aspoň předpokládám, že šlo o MS Project). I když jsem nedostal příležitost si nějaký projekt vytvořit nebo si byť i jen poklikat v aplikaci pro řízení projektů, dostal jsem možnost si prohlédnout a pochopit Ganttův graf, milníky, plnění různých úkolů (jejichž neplnění mi zajistilo luxusní vyhazov z firmy tak skvělé a hrdé, že podat výpověď sám by mohl jen naprosto bezcharakterní lump) a udělat si obecnou představu o tom, že projekt lze řídit a dokonce na to existují hotové nástroje.

Podruhé jsem se dostal do kontaktu s řízením projektů o něco později, kdy mi byl přidělen malý pracovní tým na vyvinutí poměrně rozsáhlé aplikace. Tehdy jsem pro řízení projektů použil Dot Project a řízení projektů mě začalo zajímat.

Protože Windows nepoužívám a i jinak by mi bylo proti srsti upirátit MS Projekt, byť i jen proto, abych si s ním mohl chvíli hrát, začal jsem prozkoumávat možnosti aplikace KPlato z balíku KOffice pro KDE3.

Nevím, nakolik je KPlato aplikace srovnatelná s MS Projekt. Při svých experimentech jsem došel k názoru, že KPlato je vynikající kalkulačka pro odhad nákladů při různých variantách vývoje (optimální, očekávaná, pesimistická varianta). Vyzkoušel jsem si naplánovat několikaměsíční projekt s různými výrobními zdroji a několika nákladovými položkami a byl jsem nadšen z možností, které mi KPlato poskytuje. Pro řízení týmového projektu bych ale KPlato nepoužil.

Vzhledem k tomu, že MS Project se prodává ve dvou různých variantách - lokální a serverová - předpokládám, že ani MS Project není ve své lokální verzi pro řízení týmového projektu o nic použitelnější, než KPlato. Tuším, že pro řízení celého pracovního týmu pomocí MS Project by bylo potřeba koupit i serverovou část a uživatelské licence a pokud možno vše zakomponovat do domény spolu s MS Exchange. Nepochybuji o tom, že jednotlivé aplikace spolu budou skvěle spolupracovat a při přízení projektu odvedou fantastickou práci.

Má-li ale firma pár zaměstnanců a živí se revizemi, stavbou a vymetáním komínů, je zbytečné utrácet stovky tisíc na projekty typu: "Franta koupí roury a cihly, Maruš vyřídí razítka na úřadech, a do konce příštího měsíce těch pět komínů postavíme a zprovozníme". Přesto i takový projekt není špatné naplánovat s předstihem, než řešit předem zjevné problémy za pochodu a nechat se každý den překvapit nějakou netušenou závislostí. Pro takové projekty může být EGroupware cenově dobrá volba.

I když je návrh projektu v EGroupware už na první pohled těžkopádnější, než v KPlato, a některé věci se tam nedají udělat vůbec či s maximálními obtížemi, pro řízení týmového projektu je EGroupware použitelné naopak velice dobře.

Struktura projektu

Projekt v EGroupware je kontejner, který může obsahovat různé položky těchto typů:

Při plánování projektu je důležité pochopit dvě klíčové myšlenky:

Jakmile přijmete myšlenku, že velký projekt je nutné rozložit na několik menších projektů, a že jednotlivé projekty lze zabalit jeden do druhého jako žertovný balíček zabalený do dalšího balíčku, stane se pro vás tvorba projektů mnohem pochopitelnější.

Tvorba projektu

Na původních stránkách demo.bravenec.org jsem demonstroval možnosti správy projektů na ukázce "Stavba psí boudy". Pro postavení naší modelové psí boudy je potřeba vyběhat různá povolení (první samostatný podprojekt: Povolení), zajistit vlastní stavbu (tři podprojekty: Základy, Obvodové zdi, Střecha) a nakonec je potřeba opět vyběhat další různá povolení (podprojekt Kolaudace).

Každý projekt závisí na splnění jiného projektu - EGroupare vám umožní tyto závislosti zadat a zobrazit v Ganttově grafu.

Každý z podprojektů také obsahuje množství různých úkolů - jednou je to vyběhání příslušného kulatého razítka, podruhé je to zajištění bagru pro vykopání základů boudy pro Maxipsa Fíka. Chcete-li si ušetřit práci, zadávejte tyto úkoly i s příslušnými termíny rovnou jako součást projektu, i když i samostatný již existující úkol lze připojit k některému z projektů.

Součástí projektu mohou být i potřebné kontakty, například na různé úředníky vlastnící důležitá kulatá razítka nebo na řemeslníka s bagrem. Někdy je vhodné uvést k projektu nějakou doplňující informaci, například poznámku, že úředník na stavebním odboru slyší na oříškovou čokoládu nebo mail, ve kterém se úředník ke své zálibě přiznává - i takové informace se mohou stát součástí projektu.

Pro vyčíslení nákladů na projekt lze vykázat každou práci odvedenou na projektu. Součástí projektu tedy mohou být i pracovní výkazy. Pro pracovní výkazy je možné u každého projektu zadat vlastní ceník - v pracovním výkazu pak nemusíte zadávat hodinovou sazbu, stačí pouze vybrat příslušnou položku z ceníku.

Já mám takto rozdělené jednotlivé klienty, pro které pracuji. Veškeré pracovní aktivity a důležité maily (například objednávky) jsou součástí projektu. U každého klienta tak mám pohromadě všechny své úkoly, důležité poznámky a pracovní výkazy.

Nastavení přístupových práv

Důležitou součástí jsou přístupová práva. Na projektu "Psí bouda" se podílejí tři uživatelé: Dana Vedoucí, Emil Zedník a Josef Úředník. Každý z nich má v projektu nastavená svá vlastní práva - Dana Vedoucí může dělat změny v celém projektu - přidělovat úkoly, měnit termíny a podobně. Josef Úředník se na řízení projektu nepodílí, ale může přidat k projektu některé důležité postřehy (například ten o oříškové čokoládě). Jeho práva jsou omezená na plnění přidělených úkolů a přidávání poznámek, kontaktů a pracovních výkazů. Emil Zedník - prostá námezdní pracovní síla - je oprávněn pouze k vyplňování pracovních výkazů. Poznámku "Přišla průtrž mračen, základy jsou pod vodou" by měl však dokázat zadat taky.

Práce na projektu

Každý z účastníků projektu vidí své pracovní úkoly ve svém kalendáři (při přepnutí na denní pohled) nebo v infologu. Vedoucí navíc vidí i úkoly, které přidělila svým podřízeným, a orientačně i stav úkolu. Postupným plněním úkolů mizí úkoly z kalendáře a procento dokončení projektu se zvyšuje. Spolu se zadanými pracovními výkazy se zvyšuje i částka skutečně utracená na projektu.

Jednodušší využití správce projektů

V praxi je často takto podrobné plánování příliš veliký kanón a stavět psí boudu tímto způsobem se vám nebude chtít. I přesto může být správce projektů užitečný - projekty vám mohou pomoci rozdělit vaše pracovní aktivity do různých škatulek (můžete použít i kategorie, ty ale nelze řadit hierarchicky).

Odkazy

Některé konkrétní postupy a triky při vytváření projektů najdete zde:
http://bravenec.org/cs/howto/projekty/

Přejít na navigaci stránky