Bravenec
Informační systémy
Egroupware - stručné seznámení se systémem
Co si lze představit pod pojmem groupware.
Každý pracovní tým - a především pak vedoucí takového pracovního týmu - potřebuje prostředek pro řízení a koordinaci práce jednotlivých členů týmu.
V praxi manažeři používají pro řešení tohoto problému velice často MS Outlook, který jim nabízí některé potřebné prostředky. Ale bez MS Exchange je MS Outlook pouze izolovaným ostrůvkem bez kontaktu na ostatní členy pracovního týmu a řízení práce tak může být nesmírně obtížné a ve svém důsledku neefektivní. A i když je MS Outlook provozovaný spolu s MS Exchange, nenabídne tato kombinace pracovnímu týmu o mnoho více, než kolik nabízí holý MS Outlook jednomu člověku. Pro řízení složitějšího projektu nebo pro řízení několika projektů současně je pak asi vhodné zahrnout i MS Project běžící na serveru. Nutná investice se tak může vyšplhat na stovky tisíc a menší pracovní týmy proto raději sáhnou po jiném řešení, případně svou práci řídí zcela živelně nebo vůbec.
Alternativa ze světa opensource - EGroupware.
Ve světě opensource se jistě najde celá řada programů, které pomohou při organizaci pracovního týmu. My se v následujicím seriálu budeme věnovat jednomu konkrétnímu programu: Egroupware.
Tento software nabízí pracovnímu týmu vše, co je pro efektivní řízení projektu potřeba. Navíc, integruje-li se EGroupware do linuxového systému běžícího na serveru, může se stát EGroupware i prostředkem pro správu uživatelů, pracovních skupin, zakládání poštovních schránek a dalších činností, kvůli kterým je jinak nutno zaměstnávat správce celého systému.
Pošta
Egroupware obsahuje jednoduchý poštovní klient, spolupracující s externím poštovním serverem. I když existuje jistě celá řada inteligentnějších a pohlednějších webových poštovních klientů, FelaMiMail obsažený v EGroupware je dobře integrovaný do svého prostředí - poštu lze snadno propojit s evidencí kontaktů a úkolů. Nabízí podporu pro sdílené složky a nastavení jejich práv. Příjemnou součástí je i jednoduché rozhraní pro tvorbu sieve skriptů na třídění pošty. Každý uživatel si tak může jednoduše vytvořit automatickou odpověď (známé "Jsem na dovolené") nebo vytvořit třeba filtr, který už na serveru umístí obchodní nabídky a katalogy do vyhražené složky a v příchozí poště ponechá pouze maily od zákazníků. Toto oceňují především obchodníci, kteří hodně cestují a mívají ve zvyku číst poštu přes svůj mobilní telefon.
EGroupware není poštovní server. Pro svou činnost potřebuje mít nainstalovaný externí poštovní server pro odesílání a příjem pošty (dobře poslouží například Postfix) a další server pro správu poštovních schránek uživatelů (vhodný je například Cyrus nebo Dovecot). Upřednostňovaná je práce s IMAP složkami a plusem je i podpora pro Sieve skripty (což umí oba uvedené servery, Cyrus i Dovecot).
Výhodou externího poštovního serveru je, že můžete využít i svůj současný poštovní server komunikující protokoly IMAP a SMTP (například už zmiňovaný MS Exchange Server), a nemusíte poštu přesouvat na jiný server.
Kontakty
Všechny kontakty zadané v EGroupware lze sdílet s ostatními členy pracovního týmu. Už v základním nastavení je možné evidovat u každého kontaktu celou řadu údajů, včetně propojení na další části EGroupware (projekty, dokumenty a podobně). Navíc lze však u kontaktů vytvořit různá vlastní políčka a evidenci kontaktů pak využívat i jako jednoduchý CRM systém.
Kalendáře
Sdílené kalendáře v EGroupware mají dvě základní funkce. První funkcí je organizace vlastního času - do kalendáře si můžete naplánovat své pracovní schůzky, využití své pracovní doby pak vidíte v přehledné grafické podobě. Navíc můžete plánovat čas i dalším členům pracovního týmu - typicky může plánovat sekretářka schůzky svému šéfovi a pomáhat mu tak při organizaci jeho pracovního dne. Nahlédnout do cizího kalendáře mohou i ostatní členové týmu (záleží na nastavení práv) a mohou tak například vyřizovat své záležitosti s nadřízeným v době, kdy nemá šéf naplánovanou žádnou jinou činnost.
Další důležitou funkcí sdílených kalendářů je rezervace výrobních prostředků. Typickými sdílenými prostředky, které potřebuji alespoň minimální organizaci, bývají služební vozidla a zasedací místnosti. Plánujete-li si například služební cestu, jistě se této akce zúčastní i vaše služební vozidlo a můžete je zahrnout jako "účastníka" své pracovní cesty. Ostatní členové týmu pak uvidí toto vozidlo jako rezervované.
Úkoly
Jednotliví členové pracovního týmu mohou přidělovat ostatním (nebo sami sobě) různé pracovní úkoly. Základní přehled právě aktuálních úkolů je v denním kalendáři, podrobný přehled o všech úkolech je pak v části "Infolog", kde lze úkoly různě i filtrovat.
Pracovní výkazy
Práce na každém úkolu zabere nějaký čas. Ten je možné evidovat v části "Pracovní výkazy". Pracovní výkaz se obvykle spojuje s úkolem - typicky se tedy zadává jako podpoložka úkolu. Spolu s údajem o čase je možné zadat i údaj o ceně. U každého úkolu je tak možné mít přehled, na kolik peněz jeho splnění přišlo. V přehledu pracovních výkazů pak lze zjistit cenu různých projektů či úkolů.
Řízení projektů
V nejjednodušší podobě si lze projekt představit jako krabičku nebo složku na disku, ve které se evidují veškeré informace spojené s konkrétním projektem. Součástí projektu může být prakticky libovolná součást EGroupware - kontakt na zákazníka, různé úkoly, pracovní výkazy, položka v kalendáři (schůzka spojená s projektem) a také další podprojekt. Všechny součásti jednoho projektu jsou tak hezky pohromadě a jsou-li zadané například i veškeré účtovací informace, lze spočítat i plánovanou či skutečnou cenu projektu. Pomocí Ganttova grafu si můžete zobrazit i časový harmonogram projektu.
Sledovací systém
Sledovací systém je jednoduchý prostředek pro sledování zákaznických požadavků. Různé požadavky od zákazníků na novou funkčnost či požadavky na odstranění chyb se evidují ve frontě, odkud se pak přidělují jednotlivým zodpovědným osobám či pracovním týmům. EGroupware lze nastavit i tak, že požadavky mohou chodit i poštou a do fronty se zařazují automaticky. Pomocí sledovacího systému tak mohou vaše pracovníky úkolovat i vaši zákazníci, kteří jinak nemají do EGroupware přístup.
Dokumentace
Součástí týmové práce jsou i různé sdílené znalosti. V Egroupware najdete jednoduchý systém Wiki, databázi znalostí, sdílené odkazy a jednoduchý správce souborů pro uložení například wordovských dokumentů spojených s některým z projektů.
Jak je EGroupware vyrobený
Egroupware je klasická webová aplikace. Pro svou činnost potřebuje databázi (postgres nebo mysql, možná i jiné - tak dalece jsem konfiguraci egroupware nestudoval), a webový server. Není to tedy aplikace typu "Klikni, nainstaluj a pracuj".
Egroupware s sebou nese všechny klady i zápory webových aplikací. Mezi klady lze započítat, že aplikace je dostupná prakticky odkudkoliv. Na klientském počítači není třeba nic instalovat. Přenos lze zabezpečit silným šifrováním. Mezi zápory lze uvést především jistou těžkopádnost danou prostředím prohlížeče.
Pro koho může být Egroupware užitečný
Egroupware používám i pro své osobní účely na plánování schůzek, úkolů, evidenci pracovních výkazů pro fakturaci a jednoduchou organizaci svých pracovních projektů.
Egroupware integrovaný do celého operačního systému tak, jak je k vidění na https://demo.bravenec.org může být užitečný už pro malou firmu o několika lidech. S Egroupware totiž dostane pracovní tým jednoduše ovladatelný nástroj pro tvorbu uživatelských účtů, poštu s antivirem a antispamem.
Odkazy
http://www.egroupware.org - domácí stránky EGroupware.
https://demo.bravenec.org - demoverze EGroupware.